Компенсація відпустки при звільненні: документи та оформлення нюансів

Компенсацію за «дитячу» відпустку ви нараховуєте і виплачуєте лише за ті роки, за якими працівниця документально підтвердить право (що вона і чоловік нею не користувались), а без підтверджень маєте право компенсацію не нараховувати, але це треба письмово оформити.

Обґрунтування

1. Право на соцвідпустку і компенсацію при звільненні. За ст. 19 і 24 Закону № 504/96-ВР додаткова відпустка на дітей надається одному з батьків на 10 календарних днів за календарний рік, а при звільненні за всі невикористані дні такої відпустки обов’язково виплачують грошову компенсацію. Право виникає за календарний рік незалежно від відпрацьованого часу, але реалізувати його може тільки один з батьків за кожен рік.

2. Які документи вимагати від працівниці. Мінекономіки та практика підкреслюють, що: перелік документів не встановлено, але має бути офіційний документ, який достовірно підтверджує, що другий з батьків не користувався відпусткою за відповідний рік. Можна приймати: копії свідоцтв про народження дітей; довідку з місця роботи чоловіка про те, що він не використовував додаткову відпустку на дітей і не отримував компенсації за відповідний рік; якщо чоловік не працює – витяг ОК-5/ОК-7 або інший документ із реєстру, де видно відсутність трудових відносин; якщо чоловік ФОП – витяг з ЄДР + заява працівниці, що як ФОП він цю відпустку не використовував; за потреби довідки з попередніх місць роботи самої працівниці про те, що вона не брала таку відпустку і не отримувала компенсацію за відповідні роки.

3. Коли компенсацію можна не виплачувати. Якщо працівниця не надала жодного підтвердження, що чоловік не користувався правом на відпустку на дітей у 2026 році, у вас немає достатніх підстав для нарахування компенсації саме за соцвідпустку на дітей. Щоб мінімізувати ризики спору, доцільно: вручити їй під підпис письмове повідомлення, де коротко викласти, що компенсація за відпустку на дітей при звільненні виплачується за наявності документів, які підтверджують невикористання такої відпустки другим із батьків за відповідний рік, і вказати кінцеву дату подання цих документів; у разі їх ненадання – скласти службову записку / акт та зберегти копію повідомлення з підписом працівниці.

4. Як оформити документи при звільненні за угодою сторін. Пакет документів доцільно зробити таким: заява працівниці про звільнення за угодою сторін із зазначеною датою та окремим пунктом про прохання виплатити компенсацію за соцвідпустку на дітей за конкретні роки; додані до заяви копії підтвердних документів щодо дітей та невикористання відпустки іншим із батьків; наказ про звільнення за угодою сторін, у якому окремим пунктом зазначити: «Виплатити грошову компенсацію за невикористану додаткову соціальну відпустку на дітей за 2026 рік у кількості … календарних днів»; за наявності підстав – видати працівниці довідку про суму виплаченої компенсації за соцвідпустку на дітей. Якщо компенсацію не нараховуєте через відсутність документів, це у наказі не прописуєте, але всі матеріали (повідомлення, заяви, пояснення) долучаєте до особової справи.

Коректно оформлені заяви, підтверджувальні документи та наказ про звільнення значно зменшують ризик успішної судової претензії.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?