Перевірка військового обліку: вимоги до дистанційного ведення документації

Цілком правомірно, що під час перевірки ТЦК цікавиться наявністю наказу про дистанційну роботу відповідальної за військовий облік, тому щоб «закрити питання», потрібно належно оформити дистанційну роботу наказом і, за потреби, визначити порядок дистанційної взаємодії цієї працівниці.

Обґрунтування

1. Норми про дистанційну роботу поширюються і на відповідальну за ВО.
   Дистанційна робота є окремою формою організації праці, яка виконується поза приміщеннями роботодавця в будь-якому місці за вибором працівника із застосуванням ІКТ, і порядок її запровадження визначений у ст. 60-2 Кодексу законів про працю України. У період воєнного стану її можна встановити наказом роботодавця без обов’язкового письмового трудового договору про дистанційну роботу, а винятків для працівника, відповідального за військовий облік, закон не встановлює.

2. Під час перевірки ТЦК мають право просити документи, що підтверджують реальну організацію ВО.
   Порядок організації та ведення військового обліку, затверджений постановою КМУ від 05.01.2023 № 1487, передбачає, що під час перевірок ТЦК можуть запитувати наказ про призначення відповідального за військовий облік, посадову інструкцію, списки обліку, інші документи, пов’язані з організацією ВО, а у випадку документальної перевірки перелік документів конкретизований у додатку 31 до Порядку № 1487 (п. 83 Порядку). Якщо відповідальна особа фактично працює дистанційно, наказ про дистанційну роботу логічно підтверджує, чому її немає в офісі і як організовано ВО.

3. Як оформити документи, щоб не було претензій.

1. Видати наказ про дистанційну роботу відповідальної за ВО (якщо його ще немає) з посиланням на ст. 60-2 КЗпП, зазначивши строк (на час воєнного стану чи інший), умови роботи, режим, засоби зв’язку, порядок подання звітів і збереження обов’язків з військового обліку.
2. Ознайомити працівницю з наказом у встановлений строк та відобразити дистанційний формат у внутрішніх документах (за потреби — додаткова угода до трудового договору).
3. Зафіксувати порядок електронної комунікації та обміну документами з працівниками, які працюють дистанційно, окремим наказом/положенням, спираючись на можливість електронного ознайомлення з документами, передбачену ч. 3 ст. 29 КЗпП.
4. Надати ТЦК копію наказу про дистанційну роботу відповідальної за ВО разом з іншими документами з військового обліку або письмово пояснити, що на даний момент ці функції виконуються дистанційно на підставі виданого наказу.

Формалізація дистанційної роботи відповідальної за військовий облік через наказ та порядок електронної взаємодії зніме претензії під час наступних перевірок.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?