Заголовок тимчасово відсутній

Добрий день, чи потрібно відділу кадрів завіряти копії документів, які кладуться до особової справи працівника?

ТК

Тетяна, консультант

експерт

14.09.2023 | 02:08

Очікує відповідь

Так. Пунктом 12 глави 2 розділу IV Правил 1000/5 перелічено документи, які містяться в особовій справі. Так, в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення) (заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт), копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу, особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів, автобіографія, копія паспорта, копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), копія військового квитка (у разі наявності), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності), копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові), характеристики, копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання), документи з атестації, заява про звільнення з роботи, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи). Тобто якщо працівник надає копії документів, наприклад паспорта, пенсійне посвідчення тощо, то Правилами 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text визначено, що порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій документів визначається інструкцією з діловодства установи. Копії документів інших установ можуть виготовлятися і засвідчуватися установою в таких випадках:
на вимогу судових та інших правоохоронних органів;
для внутрішнього використання в установі (під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою). Наприклад, установа може виготовити і засвідчити копію диплома працівника, яка потім буде підшита до його особової справи. Так само засвідчують і копію документа, який підтверджує встановлення групи інвалідності.
Копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку.
Напис про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа «Підпис»
Отже, на підприємстві в інструкції з діловодства можуть бути визначені ті посадові особи, які будуть засвідчувати такі документи, наприклад кадровик. Проте це може бути і інший працівник. Тобто кадровику можуть бути надані повноваження про засвідчення копій документів, які при прийомі на роботу або під час трудових відносин надає працівник. Це може бути диплом про освіту, військово-обліковий документ, свідоцтва про шлюб, свідоцтва про народження дітей, будь-які інші дкоументи. Раді допомогти, звертайтесь ще

ОД

Долінко Ольга

25.05.2026 | 17:18

Інше

Відповідь надано