Можна сформувати окрему справу. Нормативними документами порядок реєстрації повідомлень не визначений, але ви можете прописати в якому журналі ви будете його реєструвати у своїй інструкції з діловодства. Також додам, що зберігати таке повідомлення можна в справі «Документи (графіки відпусток, листування, довідки-виклики) про використання всіх видів відпусток» разом із заявами про відпустки. Строк його зберігання 1 рік, що встановлено пп. 515, 516 Переліку документів, що створюються в управлінській діяльності, затвердженого Наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text ), тобто доцільно для повідомлення про початок відпустки також встановити строк зберігання 1 рік.

Раді допомогти, звертайтесь ще!