Якою датою заповнювати особову картку за ф. № П-2? Чи можна її заповнити в електронному вигляді?
Нормативно строк, упродовж якого роботодавець має оформити особову картку за ф. № П-2 на прийнятого працівника, не встановлено. Особову картку можна вести в електронному вигляді.
Особова картка за ф. № П-2 затверджена наказом Держкомстату та Міноборони України від 25.12.2009 № 495/656. В графі особової картки П-2 «Дата заповнення» вказують дату її заповнення.
Особову картку заповнюють після видання наказу про прийняття на роботу.
На практиці при оформленні особових карток роботодавці дотримуються строків, визначених для оформлення трудових книжок, — 5-7 днів (ст. 48 КЗпП). Аргумент: із записом в трудовій книжці про прийняття на роботу роботодавець має ознайомити працівника під підпис в особовій картці (п. 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58).
Отже, при прийнятті на роботу заповніть особову картку за ф. № П-2 в строк, що починається з дати видання наказу про прийняття на роботу та закінчується через 5 днів з дати, коли працівник приступив до роботи.
Установи зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній (п. 4 розд. І Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін'юсту від 11.11.2014 № 1886/5).
Особові справи та особові картки мають зберігатися в архіві організації протягом 75 років після звільнення працівників (ст. 493-в, 495, 499 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін'юсту від 12.04.2012 № 578/5). Отже, особові картки належать до документів тривалого строку зберігання, на які поширюється вимога п. 4 розділу 1 Порядку № 1886/5.
Таким чином, особові картки слід зберігати у двох формах — паперовій та електронній — у випадку переходу організації на електронний документообіг.
Зразки та шаблони документів:
Практичний посібник кадрових документів «Заповнюємо особову картку П-2 та формуємо особову справу»
Стаття на тему:
Особова картка від А до Я: як заповнити
Відео на тему:
Заповнюємо особову картку за типовою формою № П-2
👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.
Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».
Джерело: kadroland