У Вашій ситуації алгоритм дій практично «стандартний».

Для звільнення такого працівника за прогул без поважних причин за п. 4 ст. 40 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n231) Вам необхідно вчинити наступні дії:

1) Безпосередній керівник працівника має подати доповідну записку про його тривалу відсутність на роботі, у табелі мають бути проставлені позначки «НЗ» чи цифровий код «28» (неявки з нез'ясованих причин), також мають бути складені акти про відсутність працівника – все це буде фіксацією факту відсутності працівника на роботі

2) Надалі потрібно витребувати від працівника пояснення, надіславши відповідний лист на його офіційну адресу реєстрації, а також, за Ваших обставин, електронною поштою чи через мессенджери, щодо причин його відсутності на роботі (залиште собі або відправлений електронною поштою лист, або зробіть скриншоти повідомлень через мессенджери так, аби було видно дату відправлення).

3) Оскільки Ваш працівник виходить на телефонний зв'язок, зателефонуйте йому у присутності не менш ніж трьох співробітників Вашого підприємства, повідомте працівника про необхідність надати пояснення й про надіслані йому повідомлення, а також попередьте, що у разі, якщо він не надасть пояснення, Ви будете вимушені звільнити його за прогул. Якщо працівник відмовиться надавати пояснення – зафіксуйте його відмову їх надати в акті, який підпишуть усі працівники, які були присутні при Вашій розмові з працівником (звісно, на телефоні має бути ввімкнений під час розмови гучний зв'язок).

4) Після цього необхідно скласти акт у довільні формі, в якому будуть відображені результати вжитих заходів для з'ясування причин відсутності працівника на роботі (в акті мають бути викладені конкретні причини відсутності працівника на роботі, які він Вам надав, або вказано те, що з'ясувати причини не вдалось).

5) Якщо жодних поважних причин, які виключають вину працівника щодо вчинення прогулу, не встановлено, можна буде видавати наказ про звільнення за п. 4 ст. 40 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n231). Текст наказу може бути таким: «НАКАЗУЮ: 1. Звільнити працівника такого-то такою-то датою у зв'язку з вчиненням прогулу без поважних причин за п. 4 ст. 40 КЗпП України. 2. Бухгалтерії провести остаточний розрахунок з працівником таким-то і виплатити йому компенсацію за стільки-то днів невикористаної щорічної відпустки».

Раді допомогти, звертайтесь ще!