Обов'язкові документи для кадровика: зміни та уточнення 2025 року

Відповідно до роз’яснення Мінекономіки України та Державної служби України з питань праці, форма П-2 не є обов'язковою для застосування.

Враховуючи, що наказ Держкомстату України та Міноборони України від 25.12.2009 №495-656 (https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0495202-09#o4), яким затверджено форму П-2, не зареєстрований у Мін'юсті України, роботодавець має право самостійно організувати кадровий облік, визначивши іншу форму документа для заповнення інформації про працівників.

Однак, попри ці норми, більшість роботодавців досі використовують форму П-2 для організації кадрового обліку, враховуючи її зручність та уніфікованість. Крім того, Інструкція зі статистики кількісного складу працівників, затвердженої наказом Держкомстату України 28.09.2005 № 286 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1442-05#o21) все ще визнає особову картку первинним обліковим документом, і зареєстрована у Мін'юсті.

Автобіографія, є документом, якій зберігається в особовій справі працівника.

Перелік документів особової справи чітко визначений пунктом 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n502.), а саме: В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення) (заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт), копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу, особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів, автобіографія, копія паспорта, копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), копія військового квитка (у разі наявності), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності), копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові), характеристики, копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання), документи з атестації, заява про звільнення з роботи, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи).

До особової справи обов’язково складається внутрішній опис, який розміщується на початку справи.

Раді допомогти, звертайтесь ще!