Правильність оформлення копій документів для військового обліку

Законодавство не зобов’язує працівника завіряти копії паспорта та ВОД, надаючи роботодавцю під час проведення внутрішнього звіряння.

Проставлення дати надання копії документів працівником та підпису є важливим для фіксації саме дати надання документу. Додатково працівник може подати заяву з проханням долучити чи прийняти в роботу копії документів, вказавши дату та поставивши підпис.

Це слугуватиме підстраховкою для роботодавця на випадок, якщо виявиться, що зміна облікових даних відбулася давно, але працівник не повідомив про це своєчасно.

А загалом, засвідчити надані працівником документи, з метою долучення до матеріалів особової справи, може кадровик ( уповноважена особа).

Щоб належним чином засвідчити копію документу, потрібно зробити відповідний напис із такими елементами:

Слова: Згідно з оригіналом;
Найменування посади особи, яка засвідчує копію;
Особистий підпис цієї особи;
Власне ім’я та прізвище цієї особи;
Дата засвідчення копії.
Правила оформлення копій документів визначені такими нормативними актами:

· Глава 11 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5); https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n237

· Пункт 5.26 ДСТУ 4163:2020 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів", затверджений наказом від

01.07.2020 https://www.kdu.edu.ua/Documents/DSTU41632020v1.pdf

Раді допомогти, звертайтесь ще!