Основні документи кадровика: повідомлення про дату початку відпустки

Згідно із графіком відпусток

Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну (ч. 5 ст. 79 Кодексу законів про працю України та ч. 11 ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки»). Тобто, якщо відпустку надають працівнику за графіком, то письмове повідомлення про конкретну дату початку відпустки – обов’язкове. Водночас повідомлення не буде, якщо відпустка надається поза графіком, тобто за заявою працівника.

Покроковий алгоритм:

Крок 1. Складання графіку відпусток.

Крок 2. Надання повідомлення про початок щорічної відпустки.

Крок 3. Видання наказу про надання відпустки.

Крок 4. Облік наданої відпустки в особовій картці.

Крок 5. Відображення в табелі обліку робочого часу.

Повідомлення складають в довільній формі. У ньому зазначте:

• вид відпустки (щорічна основна, щорічна додаткова);
• конкретну дату початку відпустки;
• робочий рік, за який надається відпустка;
• тривалість відпустки.

Обов’язково вкажіть дату надання повідомлення.

Чи можна вважати письмовим повідомлення ознайомлення з наказом про надання відпустки?

Наприклад, в графіку визначена конкретна дата початку відпустки, роботодавець за два тижні до її початку видає наказ, з яким ознайомлює працівника.

З одного боку, видання наказу це вже розпорядча дія, тобто йдеться про прийняте рішення, з яким, власне, ознайомлюється працівник. А у ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки все ж йдеться про те, що конкретний період надання щорічних відпусток має узгоджуватися між працівником та роботодавцем. Втім, таке узгодження проводять у межах визначених графіком, а у ньому вже визначена конкретна дата. Отже, якщо працівник під час ознайомлення із наказом буде повідомлений про початок відпустки, вважаємо, що нічого страшного не буде.

Інша ситуація, коли у графіку відпусток зазначено період, у який має піти у відпустку працівник (наприклад, липень 2025). Тут без письмового повідомлення, як окремого документа, не обійтися. Адже перш, ніж видавати наказ про відпустку, роботодавцю потрібно узгодити із працівником дату його відпочинку.

Увага! Ознайомлення працівників з графіком відпусток, не є письмовим повідомленням їх про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні (лист ГУ Держпраці у Харківській обл. від 13.09.2019 № К-975/02.04/12-08/10796)

Реєструвати повідомлення можна в Журналі реєстрації внутрішніх документів або ж в спеціальному Журнал реєстрації повідомлень про дату початку відпустки.

До речі, якщо працівника письмово повідомили про конкретну дату початку відпустки, то заява від нього не потрібна.

Зразок Повідомлення про дату початку відпустки https://api.kadroland.com/documents/download/8793

Корисним буде https://kadroland.com/news/3061-povidomlyajemo-pro-datu-pocatku-vidpustki-forma-nyuansi-zasterezennya

Раді допомогти, звертайтесь ще!