Як правильно видати трудові книжки новим працівникам підприємства

Попередній кадровик робив все вірно.

Зберігати трудові книжки працівників має підприємство. Видавати трудову книжку потрібно обов'язково лише у випадку, якщо працівник звільняється. Це передбачає п. 3 постанови КМУ Про трудові книжки працівників від 27.04.1993 року № 301. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/301-93-%D0%BF#Text

Працівник має поставити підпис про отримання трудової книжки:

- в особовій картці (типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656;

- у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Підстава - пункт 7.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін'юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.1993 року № 58 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text.

Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладено на керівника підприємства.

Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» передбачено нові правила обліку трудової діяльності працівника з 10.06.2021 - . запроваджено електронний облік трудової діяльності.

Після того, як Пенсійний фонд України завершить роботи щодо включення відомостей про трудову діяльність працівників до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування, трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. Ці роботи мають бути виконані протягом 5 років (до 10.06.2026).

Роботодавець на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України вносить дані в розділі «Відомості про трудові відносини робітника» про найманого працівника та завантажує скановані кольорові копії усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та відповідних документів, що також підтверджують стаж (це можуть бути також документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток тощо). Після подання роботодавцем необхідних даних та завантаження документів, Пенсійним фондом України проводиться перевірка та в разі відсутності зауважень паперова версія стає непотрібною, і буде зберігатися в працівника або вестися паралельно з електронною версією, якщо цього забажає працівник.

Відповідно до ст.48 Кодексу законів про працю з 10.06.2021 облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі, трудова книжка зберігається у працівника, а обов'язок роботодавця вносити записи до трудової книжки лише на вимогу працівника.https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n314

Окрім того, згідно ст.7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» у випадку знаходження підприємства в районі активних бойових дій, роботодавець самостійно вирішує питання зберігання кадрових документів і може приймати рішення про видачу трудових книжок працівникам під підпис.

Отже,вам потрібно до 10.06.2026 року внести всі дані ро трудову діяльність працівників в електронній формі, а вже потімі після звершення всієї процедури віддавати працівникам трудові книжки під підпис

Раді допомогти, звертайтесь ще!