Дії кадровика при відсутності працівника та зверненні в поліцію

п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП – прогул (зокрема і відсутність на роботі більше ніж три години протягом робочого дня) без поважних причин

Під прогулом розуміється відсутність на роботі більше ніж три години протягом робочого дня без поважних причин (п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП; п. 24 Постанови № 9).

Важливий момент, на якій роботодавцю необхідно звернути увагу при звільненні за цією підставою, – це причини відсутності на роботі працівника
Звільнення буде законним, тільки якщо у працівника не було поважних причин для відсутності на роботі. Тож перед звільненням роботодавець має з’ясувати, чи не була причина відсутності працівника поважною. Наприклад, якщо працівник був відсутній на роботі тривалий час у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, знаходився на стаціонарному лікуванні та з об’єктивних причин не зміг повідомити про це роботодавця, то у цьому випадку є підстави вважати, що у працівника була поважна причина.

Звільнення за прогул є стягненням за порушення трудової дисципліни (ст. 147 КЗпП). Отже, при звільненні за цією підставою необхідно дотримуватися процедури накладення дисциплінарних стягнень, передбаченої главою Х КЗпП.

Зважаючи на це, процедура звільнення за прогул на підставі п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП має бути такою:

1. Фіксація факту прогулу. Трудове законодавство не передбачає, які саме документи у цьому випадку оформлюються, але з огляду на практику, рекомендуємо підготувати такі:

• службову записку Доповідна записка про підтвердження відсутності працівника на роботі від безпосереднього керівника працівника на ім'я керівника підприємства із зазначенням дати/дат здійснення прогулу. Вона складається у довільній формі;
• акт про відсутність працівника на робочому місці.Акт про відсутність працівника на роботі Цей документ також складається в довільній формі, бажано комісією в складі кількох осіб. Зазвичай до комісії включають безпосереднього керівника працівника, представника кадрової служби, юриста або інших працівників;
  письмову вимогу до порушника дисципліни про необхідність надати письмові пояснення щодо причин відсутності на робочому місці;
• пояснення працівника (пояснювальна записка) про причини відсутності (якщо причини поважні, то працівник має підкріпити свої слова відповідними документами). Якщо працівник відмовляється надати письмові пояснення, то слід скласти відповідний акт Акт про відмову надати письмові пояснення про таку відмову.

Крім того, якщо працівника знайти не вдалося, надішліть на його адресу лист з вимогами надати пояснення причин відсутності.

В табелі обліку робочого часу дні неявок слід позначити буквеним кодом «НЗ» (неявки з нез'ясованих причин) або цифровим кодом «28» (поки причини відсутності невідомі). А коли вже буде точно відомо, що працівник вчинив прогул і поважних причин для відсутності у нього не було, то табель коригують, та прогул позначають буквеним кодом «ПР» або цифровим кодом «24».

2. Видання наказу про звільнення. Після оформлення всіх вищезазначених документів керівник підприємства видає наказ про звільнення, з яким має ознайомити працівника під підпис і надати працівнику копію цього наказу (ст. 47 КЗпП).

Днем звільнення за прогул має бути останній день роботи перед днем, коли працівник вчинив прогул (за умови, що після прогулу він більше не виходив на роботу). Водночас наказ про звільнення може бути виданий пізніше (тобто, дата видання наказу про звільнення за прогул і дата звільнення можуть не збігатися). Це питання роз’яснює Мінсоцполітики у своєму листі від 22.04.2019 № 82/0/22-19/133.

Важливий нюанс! Під час видання наказу про звільнення потрібно дотримуватися строків, установлених ст. 148 КЗпП (адже таке звільнення є заходом дисциплінарного стягнення): наказ слід видати не пізніше місяця з моменту виявлення порушення, не рахуючи часу звільнення працівника від роботи у зв'язку із хворобою або знаходженням у відпустці. Крім того, дисциплінарне стягнення може бути накладене не пізніше 6 місяців з моменту вчинення порушення (у нашому випадку – прогулу)
3. Здійснення розрахунків із працівником та внесення запису до трудової книжки. В день звільнення потрібно здійснити з працівником повний розрахунок (зокрема і виплатити компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки та соцвідпустки на дітей) і видати йому копію наказу про звільнення та оформлену трудову книжку під підпис (якщо трудова книжка зберігалась у роботодавця). Якщо трудова книжка зберігається у працівника, запис в неї вноситься за бажанням працівника.

Якщо Ваш працівник, скоріш за все, у день звільнення буде відсутній на роботі, то саме у день звільнення копію наказу про звільнення потрібно буде відправити поштою (рекомендованим листом з повідомленням про вручення) - от одночасно з ним і відправте повідомлення про необхідність отримати трудову книжку або ж надати згоду на її пересилання поштою. Квитанції будуть підтвердженням того, що Ви виконали свій обов"язок і щодо вручення копії наказу про звільнення, і щодо видачі трудової книжки та ін. Зрозуміло що й здійснення грошового розрахунку з працівником можливо тільки у випадку, якщо є дійсна зарплатна картка працівника.

Корисним буде https://kadroland.com/news/555-zvilnennya-trivalo-vidsutnyogo-pracivnika-yaku-pidstavu-krashhe-vibrati

https://kadroland.com/news/189334-zvilnennya-za-progul-koli-dopustime-pid-cas-vojennogo-stanu

Раді допомогти, звертайтесь ще!