Приклади реєстрації списків військового обліку та їх підписання

Підписання та реєстрація списків персонального військового обліку має відбуватися відповідно до інструкції з діловодства на підприємстві та рекомендацій нормативних документів.

При оформленні документів керуємося, Правилами діловодства № 1000/5.

Наведу кілька основних моментів.

Порядок реєстрації: Щороку до 25 січня (станом на 1 січня) списки персонального військового обліку та відомості оперативного обліку підписуються керівником , а також особою, відповідальною за ведення військового обліку, та реєструються в установленому порядку в службі діловодства (п. 40 Порядку № 1487 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF/ed20250116#Text ) Це може бути Журнал внутрішнніх документів, до прикладу Журнал реєстрації внутрішніх документів
Реєстраційний номер: Присвоюється відповідно до порядкового номера у журналі реєстрації та вказується у верхній частині документа (зазвичай - у правому верхньому куті). (гл. 3 розділу IIІ Правил діловодства № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/ed20241130#n319 )
Дата документа: Встановлюється в день підписання списку, вказується безпосередньо в журналі.
Підписання документа:
Якщо форма документа не передбачає окремого місця для підпису, підпис оформлюється в кінці тексту списку або після табличної частини. У разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб,- підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб (п. 5 глави 8 розділу IІ Правил діловодства № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/ed20241130#n177 )

І на самкінець, на мою думку, кожен список має реєструватися окремо, оскільки вони стосуються різних груп обліку (офіцерський склад, рядовий, сержантський та старшинський склад, жінки-військовозобов’язані, призовники). Кожен список має власну назву, тому йому присвоюється окремий унікальний реєстраційний номер. Це також дозволить забезпечити точний облік та простоту в пошуку й перевірці документів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!