Обов'язкові вимоги до ведення особових справ працівників в Україні

Так, особова справа зберігається у папках, а не у файлах; опис обов'язково має бути; документи мають бути за переліком, наведеним у Правилах № 1000/5.

Згідно з п. 3 гл. 3 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n502), для зберігання справ у діловодстві використовують картонні теки із клапанами або зав'язками, картонні або пластмасові швидкозшивачі.

Відповідно ж до п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n502), до особової справи обов'язково складається внутрішній опис, який розміщується на початку справи.

В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення):

– заява про прийняття на роботу,

– письмовий трудовий договір (контракт),

– копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу,

– особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів,

– автобіографія,

– копія паспорта,

– копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті),

– копія військового квитка (у разі наявності),

– копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання,

– заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних,

– копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво,

– копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності),

– копії документів про внесення змін до облікових документів у зв'язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові),

– характеристики,

– копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання),

– документи з атестації,

– заява про звільнення з роботи,

– копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи.

Раді допомогти, звертайтесь ще!