Необхідність підтверджуючих документів для додаткових відпусток на дітей

Заяви не зберігаються разом із наказами – їх потрібно зберігати окремо, копії свідоцтв про народження дітей щороку витребувати від працівників не потрібно.

Заява про надання відпустки та копія свідоцтва про народження дитини є підставою для видання наказу про надання відпустки «на дітей», проте зберігати їх разом з наказом не можна – окрім того, що у заяв та наказів різні терміни зберігання, нормативними актами передбачено їх зберігання у різних справах.

Так, заяви про надання будь-якої відпустки зберігають в окремій справі «Документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, творчих, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати» протягом одного року (ст. 515 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. № 578/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text)).

Натомість копії свідоцтв про народження дітей потрібно зберігати в особовій справі працівника – адже згідно з п. 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n502), в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення) і серед них зазначено копії документів, що є підставами для надання пільг (соціальна відпустка «на дітей» і є пільгою, а свідоцтво про народження дитини – підставою для її надання). Тож при наданні відпустки «на дітей» повторно затребувати у працівника копію свідоцтва про народження дитини не потрібно – вона і так є в його особовій справі.

Копії ж військово-облікових документів зберігаються у справі разом зі списками – це передбачено у п. 37 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 р. № 1487 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF#Text).

Раді допомогти, звертайтесь ще!