Два однакові ШР: помилки в наказах і пояснення аудитору

Формально, якщо два штатні розписи (ШР) повністю ідентичні та затверджені різними наказами, це може викликати запитання у аудитора. Однак це не обов’язково є помилкою, якщо можна пояснити логіку таких наказів.

Періодичне оновлення – можливо, ШР затверджувався повторно у зв’язку із регламентною необхідністю (наприклад, щорічне затвердження або оновлення без змін). Часто при перевірках потребують на кінець року ШР і на початку, тому буває змін немає, але є затверджені ШР на кінець року і на початку.

Організаційні зміни – один наказ міг містити не лише затвердження ШР, але й інші кадрові або управлінські зміни. Якщо цей наказ втрачено або його суть неочевидна, то міг бути виданий повторний наказ для впорядкування документації.

Виправлення процедурних моментів – можливо, перший наказ містив помилку або не відповідав певним внутрішнім або зовнішнім вимогам, тому було видано новий наказ із тим же ШР. Або все-таки були не суттєві зміни, інколи навіть для незначних змін затверджують новий ШР, а не вносять зміни, може за якоюсь посадою збільшилось або зменшилось кількість ставо, змінився оклад тощо.

Буває юридична необхідність – наприклад, після зміни керівництва чи структури компанії новий наказ підтвердив чинний ШР.

Раді допомогти, звертайтесь ще!