Оновлення особових листків: зберігати в справах чи окремо

Добрий день. Підкажіть будь ласка чи може роботодавець запропонувати заповнити нові особові листки, оскільки форма на нашому підприємстві цьогоріч оновлена та удосконалена щодо отримання інформації про працівників. Зроблено це для кращого налагодження робочого процесу, створення робочих груп щодо тих чи інших питань, організації відряджень, можливості компанії проходити атестації та ін. Чи можна оновлені особові листки вкладати в особові справи працівників чи краще окремо їх зберігати?

ВК

Вячеслав, консультант

експерт

05.05.2025 | 18:40

Очікує відповідь

Так, роботодавець має право запропонувати працівникам заповнити нові (оновлені) особові листки, якщо така інформація дійсно необхідна для організаційних, кадрових або юридичних цілей (наприклад, формування команд, підготовка до атестацій, відрядження тощо).

Це допустимо за умови:

дотримання законодавства про захист персональних даних (Закон України «Про захист персональних даних»);
належного інформування працівників про мету збору, обсяг даних, порядок використання та захисту;
добровільності заповнення необов'язкових полів (наприклад, хобі, соцмережі, сімейний стан тощо, якщо це не прямо пов’язано з трудовими функціями).
При цьому, оновлені особові листки з обліку кадрів можна вкладати в особові справи, якщо оновлений особовий листок буде затверджено як частина кадрових документів підприємства (наказом або внутрішнім положенням).

Раді допомогти, звертайтесь ще!

Отримайте відповідь від 15 хвилин!

Послуга Особистий консультант доступна лише передплатникам пакетів Професіонал, Преміум, Преміум ПРО.
Приєднуйтесь до передплатників і отримуйте експертну підтримку в будь-який час!

Оформити передплату