Процедура вилучення трудової книжки з архіву для працівника

Якщо колишній працівник звернувся до підприємства з проханням отримати свою трудову книжку, яка перебуває в архіві, процедура її видачі відбувається з дотриманням архівних правил і норм передбачених Інструкцією № 58 та Правилами № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text.

Колишній працівник має подати на ім’я керівника підприємства письмову заяву з проханням видати або надіслати поштою його трудову книжку. У разі надсилання — у заяві обов’язково має бути вказана поштова адреса для пересилання. Керівник накладає резолюцію на заяву, після чого вона передається до архіву. Архівна служба: вилучає трудову книжку із справи, замінює її копією (обов’язково завіреною) згідно п. 7 гл. 4 розд. XII Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n1258. Архів оформлює супровідний лист до видачі або надсилання книжки. Якщо працівник отримує книжку особисто, він пред’являє паспорт, розписується у супровідному листі (вказуються ПІБ, дата, підпис). Якщо книжка надсилається поштою — супровідний лист з відміткою про відправлення, датою та підписом працівника архіву/діловодства залишається в організації. Цей лист долучається до архівної справи.

У разі вилучення оригіналу трудової книжки зі справи, в описі справи у графі “Примітка” зазначається, що оригінал замінено копією. Наприклад: «Оригінал трудової книжки Кравчука Сергія Миколайовича вилучено, замінено копією».

Якщо книжку отримує інша особа — потрібно пред’явити нотаріальну довіреність.

Раді допомогти, звертайтесь ще!