Порядок видачі трудових книжок працівникам до 09.06.2021

Не варто віддавати паперову трудову книжку на зберігання працівнику, прийнятому на роботу до 10 червня 2021 рок, без звільнення, або без наявності особливих обставин

Трудові книжки працівників, прийнятих на роботу до 10 червня 2021 року, зараз повинні зберігатися на підприємстві. Такий висновок можна зробити, виходячи зі Прикінцевих та перехідних положень Закону “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#n224)

Щодо видачі паперової трудової книжки на зберігання працівнику, то згідно з п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#o15) паперову трудову книжку слід віддати працівнику при звільненні. Причому незалежно від того, сканована вона або ні.

Крім того, у ст. 7 Закону “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану” (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#n27) визначено, що у районах активних бойових дій роботодавці мають право самостійно визначати питання щодо ведення трудових книжок.

Отже, роботодавець у зоні активних бойових дій має право самостійно прийняти рішення про видачу паперових трудових книжок на зберігання працівникам навіть без звільнення

У Прикінцевих та перехідних положень Закону “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#n224) йдеться про необхідність передачі відомостей із паперової трудової книжки до ПФУ шляхом сканування або оцифрування протягом 5 років. При цьому вказано, що «Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис». Однак не зрозуміло, що мається на увазі під фразою «після завершення цих робіт» – передачу відомостей з паперової трудової до ПФУ або завершення 5-річного переходу на електронну трудову.

Тому не варто віддавати паперову трудову книжку на зберігання працівнику без звільнення, або без наявності особливих обставин за ст. 7 Закону “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану” (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#n27) навіть, якщо вона уже оцифрована чи відсканована й подана до ПФУ.

Проте відповідно до роз’яснень Держпраці: «Видавати працівникам трудові книжки, які зберігаються у роботодавця, наразі підстав немає. В той же час, відсутні підстави відмовити працівнику у видачі такої трудової книжки на його вимогу. Таку вимогу бажано оформити у вигляді заяви».

Отже, якщо працівник звертається із проханням/вимогою до роботодавця видати йому на зберігання паперову трудову книжку (не звільняючись при цьому), то роботодавцю краще задовольнити вимогу працівника.

У такому випадку бажано отримати від працівників заяви з проханням видати їм паперові трудові книжки для зберігання, а уже на підставі таких заяв видати наказ про видачу трудових книжок на зберігання. Цей наказ слід відобразити у Книзі обліку руху трудових книжок як підставу для видачі паперової трудової книжки на зберігання працівнику.

Слід пам’ятати, що паперові трудові книжки працівників, які уклали трудові договори із ФОП-роботодавцем, завжди зберігалися і продовжують зберігатися у працівника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!