Питання зберігання заяв працівників: особова справа чи папка
прошу написати, як потрібно зберігати заяви працівників про прийом. про відпустки - в особовій справі/ в окремій папці?
дякую,
Заява про прийняття зберігається в особовій справі.
Віповідно до п.12 гл. 2 розд. IV Правил №1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n502 в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення) (заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт), копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу, особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів, автобіографія, копія паспорта, копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), копія військового квитка (у разі наявності), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності), копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові), характеристики, копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання), документи з атестації, заява про звільнення з роботи, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи).
Заяви про надання відпусток потрібно зберігати в окремій справі.
Відповідно до ст. 515 Переліку № 578/5 документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, творчих, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати зберігаються 1 рік.
Тому, Ви можете назвати справу "Заяви про надання відпусток", або ж узагальнити - «Документи (графіки відпусток, заяви, листування, відомості) про використання всіх видів відпусток».
Раді допомогти, звертайтесь ще!
Отримайте відповідь від 15 хвилин!
Послуга Особистий консультант доступна лише передплатникам пакетів Професіонал, Преміум, Преміум ПРО.
Приєднуйтесь до передплатників і отримуйте експертну підтримку в будь-який час!
Вибір правильного звання для військового обліку: рекомендації
Військовий облік: військовий квиток чи достатньо Резерва+
Чи враховуються лікарняні у розрахунку мінімальної зарплати
Дії роботодавця при виключенні працівника з військового обліку
Чи потрібно надсилати документи до пенсійного фонду після зміни
Додаткова відпустка для постраждалих внаслідок ЧАЕС: скільки днів
Наказ про підготовку посадових інструкцій для узгодження кадровим відділом
Дії кадровика при відсутності працівників на роботі в суботу
Зміна посад у держоргані: перейменування чи скорочення посади
Чи потрібно керівнику підписувати рішення у журналі військового обліку
Відпустка по догляду за дитиною: врахування стажу працівниці за кордоном
Взаємодія з ТЦК щодо нового документа військового обліку
Коли видається наказ про призначення страхової виплати на лікарняному
Прийом на роботу осіб з військовим обліком: ризики та нюанси
Розподіл днів відпустки: використання накопичених та нових днів
Проблеми з внесенням змін у трудову книжку працівника
Процедура внесення нових працівників у графік відпусток
Оформлення наказів про переривання відпустки та неповний робочий день
Ситуація з трудовою книжкою: як підтвердити прізвище через "Дію"
Електронна реєстрація всіх кадрових журналів: можливості та обмеження
