Накази про графіки змінності: облік та нумерація у ФОПах

Це буде наказ з адміністративно-господарських питань. Строк зберігання 5 років.

В загальному випадку у роботодаців (на підприємстві) розрізняють як мінімум 4 групи наказів: накази з основної діяльності, наказ з адміністративно-господарських питань, накази з кадрових питань тривалого строку зберігання та накази з карових питань тимчасового строку зберігання. Отже для кожної такої групи наказів ведеться окрема нумерація. Накази реєструють в межах року, при чому з метою розрізнення груп наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс. Система таких індексів розробляється установою/підприємством (п. 5 гл. 3 розд. ІІІ Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15 ).Залежно від того, до якої групи належать накази, вони мають реєструватися у своїй реєстраційній формі. Якщо номенклатурою справ передбачено чотири справи з наказами, то, відповідно, має бути чотири журнали реєстрації наказів: журнал реєстрації наказів з основної діяльності; журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань; журнал реєстрації наказів із кадрових питань тривалого строку зберігання; журнал реєстрації наказів із кадрових питань тимчасового строку зберігання. Реєстрацію наказів ведуть у межах діловодного року, тому з початку року нумерація має розпочинатися з № 1. Тобто кожен вид наказу має свою окрему нумерацію і нумерація наказів кожного року розпочинається наново. Так, відповідно до правил 1000/5 реєстраційний індекс розпорядчих документів та деяких внутрішніх документів (акти, протоколи, договори тощо) складається з порядкового номера у межах року. Тобто з 1 січня у вас кожен вид наказів буде мати № 1 і т.д.
Реєстраційний номер наказу складається, як правило, з цифри із доданням індексу, який позначає, до якого виду належить кадровий наказ і який строк його зберігання (тимчасове чи тривале). Відповідно накази реєструються в різних журналах залежно від буквеного індексу. Порядок реєстрації наказів та буквені індекси визначаються в інструкції з діловодства підприємства. Держархів рекомендує використовувати такі індекси: для наказів з кадрових питань тривалого зберігання ─ «к/тр», а тимчасового ─ «к/тм», але можуть вводитися й окремі буквені індекси для наказів про відпустки чи про відрядження чи про встановлення надбавок і доплат, про прийняття/звільнення тощо (якщо їх кількість — значна). До кадрових наказів тривалого строку зберігання відносять накази про прийняття, звілнення, переведення, про оплату праці, матдопомогу, про надання відпусток без збереження заплати, для доглязу за дитиною до 3 років. До кадрових наказів тимчасового строку зберігання відносять накази про надання щорічних відпусток, навчальних, соцвідпусток на дітей тощо. Якщо це наказ з адміністративно-господарських питань, то додається літерний індекс АГД. Для наказів з основної діяльності можна літерні індекси не додавати. Але ці питання роботодавець вирішує самостійно.
Наказом Мін'юсту №40/5, що набрав чинності з 10.02.2024 року, вказано, що строки зберігання документів, визначених Переліком типових документів №578/5 (затверджених наказом Мін'юсту від 12.04.2012) та які регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб, застосовуються і до фізичних осіб-підприємців, якщо інше не встановлене законом. Тобто ФОПи також повинні запровадити у своїй діяльності процес архівування та зберігання документів відповідно до визначених законодавством строків. Разом із тим штрафів за реєстрацію наказів в одному журналі трудове законодавство не містить

Раді допомогти, звертайтесь ще!