Згідно з чинним законодавством, копії паспорта та реєстраційного номера облікової картки платника податків (РНОКПП) для включення до кадрової документації має право засвідчувати уповноважена особа кадрової служби підприємства або керівник, а не сам працівник — власник цих документів.

Відповідно до пункту 2 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n502), до складу справ (у тому числі особових) включаються оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку.

Таким чином, копії всіх документів, які зберігаються в особовій справі (зокрема, паспорта, РНОКПП, диплома тощо), мають бути належним чином завірені. Оригінали документів, які складає сам працівник (наприклад, автобіографія), завіряти не потрібно.

Згідно з пунктом 8 глави 11 розділу II Правил № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n237), копія документа має юридичну силу лише за умови її засвідчення в установленому порядку.

Копії документів засвідчує або керівник підприємства, або уповноважена особа, наприклад, працівник кадрової служби, якщо така функція передбачена посадовою інструкцією або покладена окремим наказом.

Щодо проставлення печатки на фотографіях у формі П-2 (особова картка працівника) та в особовому листку з обліку кадрів — чинне законодавство такої вимоги не містить. Проставлення печатки на фото допускається лише як внутрішня ініціатива підприємства, але не є обов’язковою процедурою.

Раді допомогти, звертайтесь ще!