Правила оформлення доплати працівнику на час вакансії адміністратора

У вашій ситуації роботу адміністратора при вакантній посаді доцільно оформити як суміщення посад із доплатою за ст. 105 КЗпП, а не як виплату різниці в окладах, з обов’язковою згодою працівника та наказом роботодавця; розмір і спосіб доплати визначаєте у колдоговорі / положенні про оплату праці.

Обґрунтування

1. Який механізм застосувати — суміщення, а не «різницю в окладах».
   «Різниця в окладах» характерна для тимчасового заступництва, коли працівника увільняють від основних обов’язків і він тимчасово виконує лише обов’язки за посадою відсутнього керівника. Для вакантної посади адміністратора, коли машиніст прання продовжує виконувати свою роботу і додатково бере роботу адміністратора, йдеться про суміщення посад, за яке за ст. 105 Кодексу законів про працю передбачається саме доплата, а не виплата різниці в окладах.

2. Як правильно оформити суміщення і доплату.
   Відповідно до ст. 105 КЗпП, якщо працівник поряд зі своєю основною роботою виконує додаткову роботу за іншою посадою на тому самому підприємстві, йому провадиться доплата за суміщення. Для цього слід:

   • передбачити в колективному договорі / положенні про оплату праці умови та орієнтовні розміри доплат за суміщення;
   • отримати письмову згоду працівника (заява або відмітка про згоду в наказі);
   • видати наказ, де зазначити: посаду, яку суміщає (адміністратор), період суміщення, обсяг обов’язків і конкретний розмір доплати (у відсотках або фіксованою сумою).

3. Чи обов’язково платити саме різницю в окладах і які можливі розміри доплати.
   Для суміщення звичайних (некерівних) посад КЗпП не зобов’язує виплачувати різницю між окладами. Ст. 105 КЗпП лише вимагає встановити доплату, а її розмір роботодавець визначає самостійно з урахуванням колективного договору. На практиці для господарюючих підприємств доплату встановлюють:

   • у відсотках до окладу працівника, що суміщає; або
   • у відсотках / частині економії окладу вакантної посади адміністратора;
     — у будь-якому разі в межах і правил, визначених колдоговором.

4. Обмеження та умови для покладення роботи адміністратора на машиніста прання.
   По‑перше, роботодавець не має права вимагати додаткову роботу без згоди працівника, бо це робота, не обумовлена трудовим договором, що заборонено ст. 31 КЗпП. По‑друге, мають виконуватися ключові умови суміщення:

   • посада адміністратора є у штатному розписі та фактично вакантна;
   • додаткова робота виконується в межах установленого робочого часу за основною посадою;
   • працівник має необхідні навички / кваліфікацію для виконання функцій адміністратора;
   • встановлена доплата за суміщення, а не «безкоштовне» виконання чужих обов’язків.

5. Які ще варіанти, окрім суміщення.
   Закон допускає кілька підходів до заміщення:

   • внутрішнє сумісництво — укласти з тим самим працівником окремий строковий трудовий договір на посаду адміністратора з роботою у вільний від основної роботи час (ст. 102‑1 КЗпП);
   • прийняти іншого працівника на посаду адміністратора за строковим трудовим договором;
   • змінити трудову функцію машиніста (через зміну істотних умов або переведення), якщо хочете зробити адміністратора основною чи змішаною посадою, але це потребує окремої процедури і згоди.

Правильніше і безпечніше у вашій ситуації оформити саме суміщення посади адміністратора з доплатою за ст. 105 КЗпП, зафіксувавши умови й розмір у наказі та локальних актах.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?