🚀 Відео, документи та AI-Консультант — усе для вашої зручності в одному місці
Визначення відповідальних за підготовку документів у компанії
У працівників виникло питання щодо підготовки документів. Раніше така потреба була відсутня, тому у посадових інструкціях ні в кого це не визначено. Зараз така необхідність з’явилась, але працівники відмовляються, а директор не знає, кого призначити відповідальним. Приклади: 1) наказ про призначення відповідального за авторський нагляд на будівництві; 2) наказ про проведення заходу відділом маркетингу для партнерів. Кому слід додати ці функції у посадові обов’язки: менеджеру проєктів, керівнику відділу маркетингу чи іншому працівнику (діловода в компанії немає)?
Згідно з законодавством у будь-якій компанії чи іншій установі має бути служба діловодства або особа, на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби.
Ця норма зафіксована у розділі І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5, що є обов’язковим нормативно-правовим актом для усіх юридичних осіб https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15?find=1&text=%D0%BD%D1%83%D0%BC%D0%B5%D1%80%D0%B0%D1%86#n17 Зокрема, у п. 6 і 7 цього розділу Правил №1000/5 зазначається:
«6. Відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник установи.
Контроль за оформленням на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах здійснюють їх керівники.
7. Організація діловодства в установі покладається на службу діловодства.
Організація діловодства в структурних підрозділах установ покладається на спеціально призначену для цього особу, у посадовій інструкції якої зазначаються ці обов’язки.
Служба діловодства розробляє інструкцію з діловодства установи, якою одночасно регламентуються питання організації діловодства у паперовій та електронній формах.»
У цьому ж розділі І Правил № 1000/5 надано визначення поняття «служба діловодства»:
«служба діловодства – структурний підрозділ, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву установи, або відповідальна особа установи, на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби;»
Про дотримання норм законодавства має подбати керівник Вашої компанії та призначити з числа працівників особу, відповідальну за діловодство, яка й буде займатися підготовкою проєктів документів, їх реєстрацією, систематизацією тощо.
Раді допомогти, звертайтесь ще!
Відпустки без збереження зарплати: можливості для пенсіонерів на 60 днів
Скорочений робочий день для жінок з дітьми: оновлення колдоговору
Відповідь АІ схвалено і доповнено експертом
Оплата лікарняного після відрядження: порядок дій та нюанси
Дякую…
Порядок використання відпустки для погашення заборгованості директора
Відповідь АІ схвалено і доповнено експертом
Звільнення за прогул: призупинення трудового договору та зміни умов праці
призупинення трудового договору на 90 дней
істотна зміна умов праці
Доброго дня Можете надати підбірку статей з наведених тем вище…
Збереження броні при переведенні працівника з сумісництва основне місце роботи
Запис в журналі при відмові від рекомендацій медогляду працівників
При щорічній звірці в Журал роблять запис: "рекомендовано пройти мед. огляд". Оскільки це не розпорядження, то вимоги його виконувтаи нема. Який запис потрібно зробити в Журналі в графах "Рішення керівника" та "Відмітка про усунення виявлених недоліків", якщо…
Оформлення відпустки без збереження в умовах воєнного стану
Чи можна забронювати працівника, якщо він є ФОПом
Відповідь АІ схвалено експертом
Нові правила бронювання військовозобов'язаних: критичність та обмеження
Чи можливий прийом на роботу при наявності гіг-контракту
Підкажіть, будь ласка, чи можна прийняти особу на основне мсце роботи, якщо в неї вже є гіг-контракт? Дякую…
Проблеми з доступом до ЄДР при військовому обліку через ДІЮ
Відповідь АІ схвалено і доповнено експертом
Оплата лікарняного зовнішньому суміснику без довідки: законність ситуації
Відповідь АІ схвалено експертом
Регулювання ненормованого робочого дня для працівників страхової компанії
Відображення відпусток держслужбовця у графіку на 2027 рік
Подальші дії після звіряння з ТЦК для компанії
Кому належить право врахування працівника для військового обліку
У разі…
Відповідь АІ схвалено і доповнено експертом
