Згідно з законодавством у будь-якій компанії чи іншій установі має бути служба діловодства або особа, на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби.

Ця норма зафіксована у розділі І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5, що є обов’язковим нормативно-правовим актом для усіх юридичних осіб https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15?find=1&text=%D0%BD%D1%83%D0%BC%D0%B5%D1%80%D0%B0%D1%86#n17 Зокрема, у п. 6 і 7 цього розділу Правил №1000/5 зазначається:

«6. Відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник установи.

Контроль за оформленням на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах здійснюють їх керівники.

7. Організація діловодства в установі покладається на службу діловодства.

Організація діловодства в структурних підрозділах установ покладається на спеціально призначену для цього особу, у посадовій інструкції якої зазначаються ці обов’язки.

Служба діловодства розробляє інструкцію з діловодства установи, якою одночасно регламентуються питання організації діловодства у паперовій та електронній формах.»

У цьому ж розділі І Правил № 1000/5 надано визначення поняття «служба діловодства»:

«служба діловодства – структурний підрозділ, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву установи, або відповідальна особа установи, на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби;»

Про дотримання норм законодавства має подбати керівник Вашої компанії та призначити з числа працівників особу, відповідальну за діловодство, яка й буде займатися підготовкою проєктів документів, їх реєстрацією, систематизацією тощо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!