🚀 Відео, документи та AI-Консультант — усе для вашої зручності в одному місці
Визначення відповідальних за підготовку документів у компанії
У працівників виникло питання щодо підготовки документів. Раніше така потреба була відсутня, тому у посадових інструкціях ні в кого це не визначено. Зараз така необхідність з’явилась, але працівники відмовляються, а директор не знає, кого призначити відповідальним. Приклади: 1) наказ про призначення відповідального за авторський нагляд на будівництві; 2) наказ про проведення заходу відділом маркетингу для партнерів. Кому слід додати ці функції у посадові обов’язки: менеджеру проєктів, керівнику відділу маркетингу чи іншому працівнику (діловода в компанії немає)?
Згідно з законодавством у будь-якій компанії чи іншій установі має бути служба діловодства або особа, на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби.
Ця норма зафіксована у розділі І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5, що є обов’язковим нормативно-правовим актом для усіх юридичних осіб https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15?find=1&text=%D0%BD%D1%83%D0%BC%D0%B5%D1%80%D0%B0%D1%86#n17 Зокрема, у п. 6 і 7 цього розділу Правил №1000/5 зазначається:
«6. Відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник установи.
Контроль за оформленням на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах здійснюють їх керівники.
7. Організація діловодства в установі покладається на службу діловодства.
Організація діловодства в структурних підрозділах установ покладається на спеціально призначену для цього особу, у посадовій інструкції якої зазначаються ці обов’язки.
Служба діловодства розробляє інструкцію з діловодства установи, якою одночасно регламентуються питання організації діловодства у паперовій та електронній формах.»
У цьому ж розділі І Правил № 1000/5 надано визначення поняття «служба діловодства»:
«служба діловодства – структурний підрозділ, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву установи, або відповідальна особа установи, на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби;»
Про дотримання норм законодавства має подбати керівник Вашої компанії та призначити з числа працівників особу, відповідальну за діловодство, яка й буде займатися підготовкою проєктів документів, їх реєстрацією, систематизацією тощо.
Раді допомогти, звертайтесь ще!
Чи потрібно підприємству подавати дані про мобілізацію працівника
Є відповідь АІ
Стаж військової служби та надбавки: питання для держслужбовця ОМС
Питання 1. Чи зараховується військова служба до стажу на посаді інспектора ОМС, який дає право на встановлення надбавки за вислугу років…
Особові справи працівників: прийняття, звільнення та повторні формування
а) заводити нову, присвоювати новий номер особ справи?
б)якщо продовжувати , то яким чином: який № особ справи присвоювати…
Зміни в термінах звіряння: можливості та обмеження для підприємства
Є відповідь АІ
Звільнення працівника під час основної відпустки: нюанси оформлення
Як правильно оформити таке…
Є відповідь АІ
Впровадження єдиного журналу для ознайомлення працівників з актами
Є відповідь АІ
Можливість створення окремої справи для ознайомлення працівників
Є відповідь АІ
Коли інтернатура не зараховується до медичного стажу лікаря
Оформлення прийняття працівника на неповний робочий день правильно
Військовий облік: відстрочка для заброньованого працівника з інвалідністю
Є відповідь АІ
Ризики оплати лікарняного при можливому встановленні інвалідності співробітниці
Як працівнику виправити помилку у трудовій книжці онлайн
Є відповідь АІ
Оформлення відпустки та звільнення: порядок дій та виплат
У якій графі вказати "виключення з військового обліку"
Питання щодо оформлення кадрових документів іноземними працівниками українською мовою
У нашій організації окремі кадрові документи (накази про відрядження, відпустки тощо) можуть підписуватися іноземними працівниками, які не володіють українською мовою.
Просимо підтвердити:
чи є обов'язковим оформлення та підписання таких кадрових…
Невідповідь працівника на зміни умов праці: що робити
Є відповідь АІ
Запитання щодо внесення змін назви товариства в ЕТК
Зміна реквізитів військового обліку: видаляти чи залишати
Відпустка для одинокої матері: умови та терміни надання
Дякую…
