Оцифрування трудових книжок: проблеми, санкції та документальні процедури

Вітаю.
Підприємство прийняло рішення самостійно оцифрувати трудові книжки працівників, але виникають випадки, що по деяких трудових книжках маємо зауваження, а саме: - відсутня печатка на першій сторінці,
- відсутнє ПІБ відповідальної особи на першій сторінці.
Чи може такі трудові книжки роботодавець видати працівнику для виправлення зауважень та самостійного оцифрування документу (як провести це документально)? Якщо працівник відмовляється виправляти помилки та не забирає трудову книжку? які санкції можуть бути застосовані до роботодавця або працівника, вразі якщо до 10 червня 2026 року трудова книжка не буде передана до Пенсійного Фонду України.
Дякую.

ОК

Олеся, консультант

експерт

13.09.2025 | 22:57

Очікує відповідь

У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов'язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу згідно п. 2.6 Інструкції № 58 . Тому, вважаю, що можна рекомендувати працівнику звернутися до роботодавця, що виписав трудову книжку для внесення виправлень. Інструкція не наводить алгоритм яким чином теперішній роботодавець може допомогти, можна видати трудову книжку по заяві працівника. За рекомендацією ПФУ якщо працівник звернувся до роботодавця з вимогою видати йому паперову трудову книжку і при цьому не звільняється, роботодавець має задовольнити його вимогу, незалежно від того, чи опрацьована паперова трудова книжка ПФУ чи ні. І при цьому немає значення чи знаходиться роботодавець у зоні бойових дій. Для видачі паперової трудової книжки працівнику необхідно подати заяву.

Докладніше у статтях - https://new.kadroland.com/news/793-pracivnik-vimagaje-vidati-na-ruki-trudovu-knizku-ci-maje-na, https://new.kadroland.com/news/1121-paperova-trudova-knizka-zberigannya-ta-vnesennya-zapisiv-u-perexidnii-period

У роботодавця немає безпосереднього обовʼязку оцифровувати трудову книжку, це може зробити й сам працівник. Ви можете рекомендувати внести виправлення, тому що трудову книжку без печатки та підпису відповідальної особи ПФУ не прийме. Якщо такого підприємства не існує, то ситуація складніша, працівнику доведеться в судовому порядку потребувати прийняти таку трудову книжку ПФУ.

Прямої відповідальності, якщо не буде передано трудові книжки до 10.06.2026 року не передбачено. Але це може підпадати під інші порушення законодавства про працю, штраф у розмірі - 1 МЗП, якщо трудові книжки зберігає роботодавець, адже він немає законних підстав віддати без вимоги працівника трудову книжку, отже повинен самостійно оцифрувати.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

ОЛ

Ольга

11.05.2026 | 12:56

Інше

Відповідь надано