Якщо ж графік був, але фактично відпустки надавались за взаємною домовленістю — штрафних санкцій за це немає і це не можна назвати порушенням, бо сторони узгоджували зміну строків (працівник просив у заяві, а керівник видавав наказ)
Закон допускає, що конкретні дати можуть узгоджуватися додатково (ст. 10 Закону «Про відпустки» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-%D0%B2%D1%80#n87)

У листі Мінсоцполітики від 25.08.2015 № 475/13/116-15 зазначено, що після затвердження графіка відпусток до нього можуть бути внесені відповідні зміни та доповнення. Отже, при наданні працівнику відпустки поза графіком, графік відпусток доцільно відкоригувати. Тому за 2025 рік ви можете внести зміни до графіка відпусток і відкоригувати відпустки працівників.

Форма графіку відпусток законодавчо не затверджена, тому він складається у довільній формі (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15). Відповідно і сталого порядку внесення змін до графіка теж немає.

Пропонуємо такі варіанти.

Варіант перший. Якщо у формі графіку, яку ви використовуєте, передбачено графу «Примітки» або аналогічну, то про перенесення відпустки можна зазначити там. Але вважаємо, що це доречно для ситуації, коли працівник просить надати відпустку раніше строку, передбаченого графіком. Також у Примітках можна зазначити " Перенесення відпустки на 2026 рік" - це доречно, якщо перенесення відбувається за ініціативи працівника або роботодавця, але для офіційного оформлення таких змін (перенесення на наступний рік) в кінці року видається відповідний наказ.

Якщо ж відповідної графи немає, або відбулося перенесення відпустки на строк пізніший, ніж закладено в графіку, або ж ви просто не бажаєте в майбутньому щось доводити перевіряючим, то коригування проводиться залежно від способу затвердження графіка. Згадаємо, що відповідно до ст. 79 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n500 та ст. 10 Закону про відпустки графік відпусток затверджується керівником підприємства.

Існують два варіанти затвердження графіку відпусток: шляхом видання окремого наказу про його затвердження або шляхом його затвердження виключно директором. Залежно від того, як було затверджено графік відпусток, будуть вноситись і корективи до нього.

Варіант другий. Директор затверджує графік відпусток на відповідний рік зі змінами, як окремий документ шляхом накладання грифу затвердження. Такий спосіб, як правило, застосовують роботодавці з невеликою кількістю працівників, де «перезатвердження» нового графіка не викликає проблем.

Варіант третій. Видається наказ про внесення змін до графіка відпусток, який потрібно довести до відома працівника й погодити з профспілкою. На підставі виданого наказу додають зміни до графіка відпусток.

Наприклад, за допомогою окремого додатку до графіка відпусток, в якому відображають відповідні корективи. Як правило, роботодавці з великою кількістю працівників використовують саме цей варіант.

Раді допомогти, звертайтесь ще!