Реєстрація номенклатури справ: строки та особливості ведення документів

Реєструємо, складаємо та затверджуємо номенклатуру справ відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях затверджених наказом Мін’юсту № 1000/5 від 18.06.2015) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n15.

Службовий документ, створений у тому числі для внутрішнього користування, вважається внесеним до документаційного фонду установи з моменту його реєстрації. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації і полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою установою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа, шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ.

Реєструються номенклатури справ в журналі реєстрації вихідних документів установи та долучаються до справ з номенклатурами.

Розглянемо відповіді на запитання.

1. У структурованих підприємствах номенклатуру справ на наступний рік готують у підрозділах до 15 листопада поточного року. У такому разі у служби діловодства буде час узагальнити матеріали, сформувати зведену номенклатуру та до 1 грудня подати її на погодження до архівної установи. Водночас дотримуватися цього строку обов’язково лише тоді, коли в номенклатурі на наступний рік передбачено суттєві зміни – додано нові розділи, змінено строки зберігання або з’являються документи Національного архівного фонду. У такому разі її слід погодити з архівною установою до 1 грудня. У інших випадках номенклатура вводиться у дію після підпису керівника та візування експертною комісією підприємства. Тобто до кінця грудня керівник повинен затвердити номенклатуру справ.
2. Після затвердження в грудні 2025 р., потрібно зареєструвати документ у журналі 2025 р. (як внутрішній документ поточного року).
3. Так. За Правилами діловодства, журнали реєстрації ведуться в межах діловодного року, який співпадає з календарним роком, а нумерація починається щороку з № 1.

Раді допомогти, звертайтесь ще!