До графіка необхідно включати всіх працівників, з якими укладено трудовий договір. Відповідно до ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-%D0%B2%D1%80#n87 графіками відпусток визначається черговість надання щорічних відпусток. Тобто, передбачається саме використання відпусток протягом конкретного календарного року. Але оскільки даний працівник знаходиться у тривалій відпустці без збереження зарплати на весь час воєнного стану, то його не доцільно включати. Якщо він з роботодавцем погодить перервати відпустку без збереження зарплати, то щорічну відпустку можна надати поза графіком. Звичайно можна і включати в графік відпусток, якщо він планує дійсно порвати відпустку без збереження і взяти щорічну, наприклад, у нього є залишок за минулий період, то таку відпуску можна включити у графік відпусток. Це плановий документ, яким Ви регулюєте надання щорічних відпусток на 2026 календарний рік.

Щодо ознайомлення, то у воєнний час, згідно із оновленою ч. 3 ст. 7 Закону № 2136-IX https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#n27 застосовується електронна комунікація: ви можете надіслати графік відпусток працівнику через Вайбер, електронну пошту, месенджери або в інший погоджений спосіб. Прямої вимоги щодо ознайомлення працівників із графіком під підпис в законодавстві немає. У роз’ясненнях Держпраці зазначається, що найкращий спосіб довести факт ознайомлення працівника із графіком відпусток — це письмове підтвердження (зокрема, підпис у графіку чи окремому журналі ознайомлення). Ознайомити працівників із графіком відпусток можна альтернативними способами, передбаченими трудовими договорами, наприклад, через вайбер, телеграм чи електронну пошту.

Раді допомогти, звертайтесь ще!