Ознайомлення з доганою працівника: електронна форма та подальші дії

Ні,просто надіслати файл на електронну пошту є недостатньо як єдине підтвердження ознайомлення..

Сам факт надсилання не завжди зобов’язує працівника ознайомитися.

Важливий момент: наявність підтвердження, що працівник ознайомився або мав можливість ознайомитися.

Для ознайомлення з дисциплінарним наказом/доганою законодавством (ст.149 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n855) передбачено підпис працівника або підтвердження про ознайомлення.
Якщо у внутрішніх документах установи (положення про дисципліну, трудовому або колективному договорі) передбачено саме електронне ознайомлення з підтвердженням отримання,за допомогою електронних засобів, тоді це може прийматися. Але за загальним правилом потрібне підтвердження факту ознайомлення. Тому пропонуйте працівнику підтвердити ознайомлення (наприклад, відповіддю на електронну пошту, підписати скан копію та надіслати скан з після ознайомлення, або використати електронний документ із підтвердженням прочитання)

Якщо працівник не відповів про ознайомлення потрібно повідомити працівника повторно з вимогою ознайомитися. Надіслати наказ рекомендованим листом з описом вкладення та повідомленням про вручення на домашню адресу працівника. Квитанція про відправку та опис будуть юридичним доказом того, що роботодавець виконав свій обов'язок щодо інформування.

Якщо в трудовому договорі (чи наказі про дистанційну роботу) зазначено месенджери (Viber, Telegram тощо), дублюйте наказ туди. Функція «прочитано» (дві галочки) у поєднанні з актом може бути додатковим аргументом, хоча і не замінює офіційне підтвердження.

За відсутності відповіді про ознайомлення після повторних дій, комісія у складі не менше 3-х осіб має задокументувати факт надсилання документа на узгоджену електронну адресу, на домашню адресу та відсутність зворотного зв’язку від працівника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!