Оновлення номенклатури справ: розмежування наказів та строків зберігання

Керівник підприємства має право видавати такі види наказів: з основної діяльності підприємства, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань.

Окремого виду внутрішніх наказів законодавством не передбачено, тому такі накази слід відносити або до наказів з основної діяльності, або до наказів з адміністративно-господарських питань, якщо це оперативні питання.

У межах однієї групи наказів допускається додатковий внутрішній розподіл, при цьому строк їх зберігання не змінюється.

Строки зберігання для різних видів наказів встановлено Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5.

На підприємствах, віднесених до джерел формування НАФ, накази з основної діяльності (ОД) згідно з графою 3 п. «а» ст. 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5), мають строк зберігання «Постійно». Це означає, що такі накази є документами НАФ і підлягають довічному зберіганню.

На підприємствах, що не належать до джерел формування НАФ, накази з основної діяльності згідно з графою 4 п. «а» ст. 16 Переліку № 578/5 мають строк зберігання «До ліквідації підприємства». Це означає, що ці розпорядчі документи безстроково зберігають на підприємстві, а у разі його ліквідації вони підлягають експертизі цінності. І залежно від її результатів можуть бути знищені за винятком тих, що зачіпають права громадян і мають бути передані за описами справ на подальше зберігання до місцевих архівних установ, створених місцевими органами виконавчої влади або органами місцевого самоврядування саме для зберігання архівних документів, що не належать до НАФ.

Строк зберігання наказів з АГП для всіх без винятку підприємств згідно з п. «в» ст. 16 Переліку – 5 років.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 05-10, де 05 - індекс самостійного відділу, 10 - порядковий номер справи.

Раді допомогти, звертайтесь ще!