Формування архівних особових справ: які документи підшивати

Так, усі зазначені вами документи можна підшити до особової справи звільненого працівника.

Відповідно до пункту 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n502), документи в особових справах формуються протягом усього часу роботи працівника в установі та групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження.

До особової справи належать, зокрема:

заява про прийняття на роботу;
письмовий трудовий договір (контракт);
копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу;
особовий листок з обліку кадрів та доповнення до нього;
автобіографія, копія паспорта;
копія облікової картки платника податків (за наявності);
копія військового квитка (за наявності);
копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;
заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних;
копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення, сумісництво;
документи, що є підставою для надання пільг (за наявності);
копії документів про внесення змін у облікові документи (зміна прізвища, імені, по батькові);
характеристики;
копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання), атестацію;
заява про звільнення;
копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення.
Отже, у особовій справі звільненого працівника слід підшити для зберігання, зокрема:

трудовий договір;
повідомлення про прийняття на роботу (як документ, що підтверджує прийняття);
лист-повідомлення про прогули та акти про відсутність на роботі (як документи, що є підставою для звільнення).

Раді допомогти, звертайтесь ще!