Вам потрібно видати наказ про тимчасове покладення обов'язків відповідального за ведення ВО на іншого працівника.

Вести ВО потрібно й тоді, коли відповідальна особа перебуває у відпустці. А отже, обов'язки з ведення ВО на період відпустки, тимчасової непрацездатності, відрядження тощо відповідальної за ВО особи треба покладати на іншого працівника (за його згодою). Щоб не було плутанини, можна одразу погодити це питання і видати Наказ про виконання обов'язків із ведення військового обліку у разі тимчасової відсутності відповідальної особи .

У такий спосіб буде встановлено особу, яка на постійній основі виконуватиме обов’язки відповідального за ведення ВО. Надалі щодо кожного випадку потрібно буде видавати наказ, із якого буде зрозуміло, що саме ця особа виконує обов’язки із ведення ВО на час відсутності інспектора з кадрів.

Якщо ж вищезгаданого наказу не було і не визначено хто ж підмінятиме відповідального за ВО, то для покладання виконання обов’язків відповідального за ведення ВО на час цієї конкретної щорічної відпустки можна видати відповідний наказ.

Текст наказу може бути, приміром, таким:

У зв'язку з наданням щорічної відпустки КРАВЧЕНКО Ірині Василівні, інспектору з кадрів, яка є відповідальною за ведення військового обліку,
НАКАЗУЮ:
Покласти на ЛЮБЧЕНКО Тетяну Георгіївну, менеджера із збуту, тимчасове виконання обов'язків відповідального за ведення військового обліку на період перебування у щорічній відпустці КРАВЧЕНКО Ірини Василівни, інспектора з кадрів, з 22 липня по 4 серпня з доплатою в розмірі 50% посадового окладу менеджера із збуту.

Пунктом 13 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі – Порядок № 1487), передбачено:

Державні органи (крім СБУ, розвідувальних органів), органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації у семиденний строк з дати видання наказу про призначення або звільнення (увільнення) керівників та інших осіб зазначених органів, підприємств, установ та організацій, відповідальних за організацію та ведення військового обліку, повідомляють відповідним районним (міським) територіальним центрам комплектування та соціальної підтримки (додаток 1)
Отже, про призначення, звільнення (увільнення) керівника підприємства, установи, організації та / або особи, відповідальної за ведення військового обліку (інспектор з військового обліку, інспектор з кадрів, бухгалтер, який веде кадри тощо), потрібно повідомляти ТЦК.

Фактично передбачено шість випадків, коли необхідно подавати повідомлення за додатком 1:

призначення керівника;
звільнення керівника;
увільнення керівника;
призначення відповідальної особи;
звільнення відповідальної особи;
увільнення відповідальної особи.

Покладення обов’язків відповідального може бути як при працевлаштуванні, так і згодом, а також в разі «заміни» основного відповідального.

Подання Додатка 1 у разі увільнення

Чинне законодавство не дає чіткого визначення цьому поняттю. У Кодексі законів про працю України про увільнення йдеться тільки в ст. 83.

Але! На практиці під увільненням розуміють будь-яку тривалу відсутність:

тривала тимчасова непрацездатність;
відпустка (зокрема, у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до 3-х років, на період дії воєнного стану тощо);
призупинення дії трудового договору;
увільнення на час військової служби (за мобілізацією або у разі підписання контракту).

Окрім того, не виключено, що ТЦК забажає отримати повідомлення у разі відсторонення працівника від роботи. Це логічно, адже на час відсторонення обов’язки з ведення військового обліку можуть бути покладені на іншу особу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!