Правила внесення записів до трудових книжок керівників відділень

Доброго дня. Скажіть будь ласка, чи правильно я роблю? Трудові книжки керівників відділень знаходяться у центральному апараті, записи до трудової вношу лише ті, які видані на підставі наказів нашого генерального директора. Зараз звернувся до нас керівник одного з відділень просить внести записи до трудової нагородження подякою ОВА їх області. Я немаю права їх вносити по-перше, що є лише копія розпорядження, по-друге що я можу вносити записи лише нашого підприємства.