Сформування особистої справи працівника: ключові документи та вимоги

1. Відповідно до п.12 гл. 2 розд. IV Правил №1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n502 в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення).

2. Ні. Виходячи з того, що особової картки немає в переліку документів, що зберігаються в особовій справі працівника відповідно до п.12 гл.2 розділу IV Правил №1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n502 та те, що в ній містяться персональні дані працівника, то особові картки П-2 зберігаються окремо від всіх документів у загальній картотеці, як правило, за прізвищами в алфавітному порядку.

3.Так, перед передачею в архів.

Відповідно до п. 3 гл. 2 розд. IV Правил 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15?find=1&text=%D0%9F%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BE#n641 оформлення справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, у тому числі справ з кадрових питань (особового складу), передбачає систематизацію документів у справі, нумерацію аркушів у справі, складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

4. В особовій справі зберігаються: заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт), копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу, особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів, автобіографія, копія паспорта, копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), копія військового квитка (у разі наявності), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності), копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові), характеристики, копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання), документи з атестації, заява про звільнення з роботи, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи. До особової справи обов’язково складається внутрішній опис, який розміщується на початку справи.

Раді допомогти, звертайтесь ще!