Процедура підписання наказу електронним підписом та протоколи оформлення

Так.

Складіть наказ у Word. Відмітку про ознайомлення оформіть таким чином: «З наказом ознайомлений, що засвідчую кваліфікованим електронним підписом».

Проставте у файлі дату та реєстраційний номер (п. 4 гл. 9 розд. ІІІ Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженому наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5). В електронному документі вказують спочатку дату і номер (реєстраційний індекс), потім електронний підпис.

Збережіть файл з наказом у PDF — у термінології електронного документообігу «конвертуйте у належний формат» (*.pdf; ). Перелік форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5; п. 3 гл. 4 розд. ІІ Порядку).

Передайте файл на підпис директору — надішліть електронною поштою або збережіть у захищеній від стороннього доступу теці на сервері чи у хмарному сховищі, відправте посилання на файл. Варіант із хмарним сховищем — оптимальний із погляду безпеки.

Директор накладає на наказ свій КЕП, повертає файл.

Направте PDF, засвідчений КЕП директора, працівнику — надішліть файл електронною поштою або збережіть у хмарному сховищі й надішліть електронною поштою посилання на доступ до нього.

Працівник ознайомлюється з наказом, проставляє на документі свій КЕП, повертає файл, якщо отримував його електронною поштою.

Маєте один наказ і два протоколи: підпис директора і ознайомлення працівника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!