Виправлення помилки в трудовій книжці: рік народження працівника

Помилка в анкетних даних на титульному аркуші трудової книжки (вказано лише рік народження замість повної дати) підлягає обов’язковому виправленню.

На титульному аркуші трудової книжки дата народження повинна бути зазначена повністю (число, місяць, рік) і відповідати паспорту.

Порядок виправлення відомостей у трудовій книжці регулюється Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою спільним наказом Мінпраці, Мін'юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 (далі Інструкція № 58). Зокрема:

- згідно п. 2.11 відомості про працівника (включаючи дату народження) вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#o56 ;

- а п. 2.13 визначає порядок внесення змін щодо прізвища, імені, по батькові та дати народження https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#o58

Відповідно до п. 2.13 Інструкції № 58, зміну запису про дату народження здійснює власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи.

Під «уповноваженим органом» Мінсоцполітики у листі від 16.04.2013 № 54/06/186-13 https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0054739-13#Text розуміє відділ кадрів або іншу відповідальну особу, на яку покладено ведення трудових книжок.

Далі надаємо покроковий алгоритм дій для виправлення:

- Працівник надає паспорт громадянина України (або свідоцтво про народження). Виправлення вноситься виключно на підставі офіційних документів;

- Неправильний запис (рік народження) закреслюють однією рискою (так, щоб запис залишався читабельним), поруч або зверху/знизу вписується повна правильна дата у форматі ДД.ММ.РРРР;

- На внутрішньому боці обкладинки трудової книжки робиться роз'яснювальний запис такого змісту:

«Дату народження змінено з [старий запис] на [ДД.ММ.РРРР] на підставі паспорта серія ХХ номер XXXXXX, виданого [орган, що видав], [дата видачі]»;

- Запис обов'язково завіряється: підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів (за наявності)

Звертаємо увагу, що не слід робити:

- Не можна просто дописати день і місяць поруч із роком без закреслення та посилання на документи, такий запис вважатиметься неналежно оформленим;

- Заборонено виправляти за допомогою коректора чи затирання;

- Також не можна самостійно вносити виправлення самому працівнику.

Якщо сканкопії трудової книжки ще не подавалися до ПФУ, то окремо повідомляти ПФУ не потрібно, достатньо завантажити відскановані сторінки вже після внесення виправлення. Якщо ж сканкопії вже були передані, то відповідно до п. 6 Порядку, затвердженого постановою ПФУ від 12.03.2021 № 11-1 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21#n50 , необхідно повторно подати титульну сторінку та сторінки зі змінами.

Максимум корисної інформації в нашому відеокурсі «Кадрові помилки у документах: виправлення у трудовій, П-2, особовій справі, наказах, табелі» https://kadroland.com/events/2445/5917

Раді допомогти, звертайтесь ще!