Як документально підтвердити відсканування трудових книжок працівників

Доброго дня. Підскажіть будь ласка. Як підтвердити документально факт відсканованих трудових книжок. Буде комісія по наданню критичності і перше що там запитують на засіданні - чи відскановані трудові книжки військовозобовязаних працівників, та чомусь сумісників особливо. Я всі книжки відсканувала ще в кінці 2022 року, всіх всіх працівників (статус завершено, всі оцифровані без зауважень). Сьогодні сумісників попросила зайти в особистий кабінет, щоб пересвідчитись, що в них теж все відскановано. Все ніби-то в порядку, але як пітвердити даний факт, щоб в комісії не було сумнівів. Завчасно дякую

ПК

Поліна, консультант

експерт

19.05.2026 | 14:32

Очікує відповідь

Для зручності комісії складіть внутрішній документ (довідку або реєстр) у довільній формі, підписаний керівником та інспектором з кадрів

У реєстрі зазначте: ПІБ працівника, статус (основний/сумісник), дату завантаження сканкопій до ПФУ та статус «Виконано».

Для документального підтвердження оцифрування трудових книжок найкращим доказом є скриншоти або роздруківки з особистого кабінету страхувальника (роботодавця) на вебпорталі Пенсійного фонду України (ПФУ), де зафіксовано статус «Виконано» щодо звернень по кожному працівнику.

Ви як роботодавець можете надати витяг (скриншот) загального списку поданих звернень.

Зайдіть на вебпортал електронних послуг ПФУ за допомогою КЕП підприємства.
У меню зліва оберіть «Комунікації з ПФУ» — «Відомості про трудові відносини робітника»
Знайдіть звернення за кінець 2022 року. Статус «Виконано» є офіційним підтвердженням того, що ПФУ опрацював сканкопії та актуалізував дані в Реєстрі.

Це є прямим і достатнім документальним підтвердженням для будь-якої перевірки чи комісії.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

ОЛ

Ольга

19.05.2026 | 17:21

Звільнення

Відповідь надано