Ведення П-2: можливість роздруківки та записів від руки

Законодавство не встановлює вимоги щодо способу заповнення особової форми П-2, жоден нормативний акт не зобов'язує вести її виключно від руки.

На практиці цілком допустимий комбінований підхід: основну частину картки (розділи I–IV, загальні відомості) можна роздрукувати, а записи, що виникають у процесі трудової діяльності, вносити від руки:

- Відпустки (розділ V): вносяться від руки по мірі надання;

- Звільнення: вноситься від руки, після чого обов'язково ставиться підпис працівника та підпис кадровика;

- Переведення / зміни даних також можна дописувати від руки, закреслення при зміні даних не є порушенням (лист Держстату від 21.11.2016 № 09.4-12/307-16).

Головна вимога – це чіткість і розбірливість записів, а також особистий підпис працівника під записами у розділах «Призначення і переведення», «Відпустки» та «Звільнення».

Стосовно того, чи можна використовувати звичайний папір, то немає жодного нормативного акта, який би зобов'язував друкувати П-2 виключно на картоні або щільному папері і не використовувати стандартний офісний папір.

Це обумовлено не прямою нормою закону, а практичними вимогами до зносостійкості документа. Картка зберігається протягом усього трудового стажу працівника і ще 75 років після звільнення в архіві, тому міцність носія принципово важлива. Звичайний тонкий офісний папір щільністю 80 г/м² за такий тривалий час у картотеці швидко зношується, затирається та рветься. Роздрукувати самостійно можна за умови, що принтер підтримує друк на щільному папері (160–225 г/м²), або можна замовити друк у поліграфічній компанії.

Нагадуємо, що згідно з листом Мінекономіки від 25.09.2024 № 4701-05/70518-09 , застосування саме форми П-2 не є обов'язковим, роботодавець може використовувати власну форму за умови наявності всіх необхідних реквізитів. Однак П-2 залишається найпоширенішою через зручність структури та відповідність вимогам кадрового обліку.

Ще більше корисної інформації у наших статті «Особова картка П-2: заповнення, виправлення та продовження» https://kadroland.com/news/8093-osobova-kartka-p-2-zapovnennya-vipravlennya-ta-prodovzennya та мінікурсі «Особова картка П-2: форми, для кого обовʼязкова, чому від неї не відмовляються» https://kadroland.com/events/2710/6654

Раді допомогти, звертайтесь ще!