Альтернативні документи для підтвердження отримання трудових книжок співробітниками

Для початку потрібно видати наказ.

Після 10.06.2026 роботодавець має право видати працівникам паперові трудові книжки, які ще зберігаються в нього.

Прямої вимоги щодо обов’язкового наказу по підприємству законодавство не містить, однак для організації процесу та з метою підтвердження підстав видачі трудових книжок доцільно видати наказ керівника. У наказі доцільно:

послатися на Прикінцеві та перехідні положення Закону України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»;
визначити відповідальних осіб;
встановити порядок видачі трудових книжок працівникам. (Графік виїздів та перелік локацій.
Затверджену форму Додаток " Відомість про видачу трудових книжок на виїзних локаціях")

Також рекомендуємо отримати від працівників заяви з проханням видати їм трудові книжки на руки. Це не є прямою вимогою законодавства, але це звичайна практика, оскільки підтверджує волевиявлення працівника та мінімізує можливі спірні ситуації.

Якщо працівники відмовляються писати заяви, але погоджуються отримати трудові книжки, роботодавець може видати їх на підставі наказу. Головне — забезпечити підтвердження факту отримання трудової книжки працівником.

Відомість має містити такі обов'язкові реквізити:
Шапка з посиланням на наказ: «Додаток до Наказу №___ від ____».
ПІБ працівника.
Посада та структурний підрозділ.
Серія та номер трудової книжки, яка видається.
Дата фактичного отримання. Поле для особистого підпису працівника про отримання

На підставі зібраних підписів у відомості, кадровик має зробити записи у Книзі обліку руху трудових книжок:]
У графі 12 («Дата і підстава видачі...») зазначається дата видачі та реквізити Наказу про виїзну видачу.
У графі 13 («Розписка працівника...») кадровик робить акуратний запис: «Видано на локації згідно з Відомістю №__ від __
Саму відомість підшивають до кадрової справи, яка сформована під цей наказ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!