Подання заяви на відпустку під час відрядження: нюанси

Працівник може подати заяву на відпустку під час відрядження через систему електронного документообігу, якщо такий спосіб обміну документами передбачений у трудових відносинах, а відпустка надається поза графіком за його заявою, тому окреме попереднє письмове повідомлення про початок відпустки не потрібне. Основна умова — роботодавець має погодитися змінити строк відпустки та оформити наказ і коригування графіка.

Обґрунтування

Електронний обмін кадровими документами допускається, якщо він врегульований у трудових відносинах. Закон дозволяє обмін документами між працівником і роботодавцем в електронній формі з використанням електронного підпису, як елемент електронного документообігу. Для цього у трудовому договорі за згодою сторін можуть бути визначені засоби електронних комунікацій, через які відбувається ознайомлення з документами та обмін ними, із застосуванням удосконаленого або кваліфікованого електронного підпису Стаття 29 Кодексу законів про працю України.

Електронний документообіг — це повноцінний цикл роботи з електронними документами з фіксацією їх створення, підписання та одержання. Він включає створення, відправлення, одержання та зберігання електронних документів із перевіркою цілісності та, за потреби, підтвердженням факту одержання, що дозволяє фіксувати дату і час подання та прийняття заяви на відпустку у системі на кшталт «Вчасно» ст. 9 від 22.05.2003 № 851-IV.

Щорічні відпустки за графіком і поза графіком регулюються ст. 10 Закону про відпустки. Черговість надання щорічних відпусток визначається графіками, які затверджує роботодавець і доводить до відома всіх працівників, а конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем ст. 10 Закону про відпустки.

Письмове повідомлення за два тижні стосується відпусток за графіком, а не тих, що надаються за заявою поза графіком. Працівника слід письмово повідомити про дату початку щорічної відпустки не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком терміну ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки. Водночас, якщо щорічна відпустка надається поза графіком за заявою працівника, окреме повідомлення про дату початку відпустки не видають, оскільки саме заява і наказ фіксують погоджений строк відпочинку.

Отже, у вашій ситуації допускається подання заяви з відрядження через «Вчасно» і надання відпустки раніше строку, передбаченого графіком. Якщо працівник підпише заяву КЕП у системі електронного документообігу, роботодавець погодиться, видасть наказ про надання відпустки на 14 календарних днів з 06.07 та внесе зміни до графіка, вимогу про попереднє письмове повідомлення за два тижні виконувати не потрібно, оскільки відпустка надається поза графіком за ініціативою працівника.

Підсумок: подання заяви під час відрядження через діючий електронний документообіг правомірне, а відсутність попереднього повідомлення за графіком не є перешкодою, бо відпустка переноситься і надається за заявою.