Розподіл обов'язків між працівниками та доплата за вакансію

Це оформлюйте як суміщення посад для обох працівників із встановленням їм доплати за суміщення, а не як виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника чи сумісництво.

Обґрунтування

За суттю у вас саме суміщення. Суміщення посад — це коли працівник поряд зі своєю основною роботою виконує додаткову роботу за іншою, вакантною посадою в межах свого робочого часу з доплатою, без укладення окремого трудового договору і без звільнення від основних обов’язків. Це відрізняється від виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника тим, що посада у вас не зайнята, а вакантна, і від сумісництва тим, що робота виконується не у вільний час, а в межах основного робочого дня. ст. 105 Кодексу законів про працю України

Право на доплату прямо передбачене. Закон встановлює, що працівникам, які поряд зі своєю основною роботою виконують додаткову роботу за іншою професією (посадою) без звільнення від основної роботи, провадиться доплата за суміщення професій (посад). Конкретні розміри доплат визначаються колективним договором або локальними актами роботодавця, а за їх відсутності — погоджуються з представницьким органом працівників. ст. 105 Кодексу законів про працю України

У наказі фіксуєте суміщення і розмір доплат. Для кожного працівника видається (або один зведений) наказ з кадрових питань тривалого строку зберігання, в якому зазначаєте: що це суміщення вакантної посади, з якого числа, яку частину обов’язків бере на себе працівник, і розмір щомісячної доплати у відсотках до окладу посади, що суміщається (або іншу базу, як це передбачено колдоговором). ст. 105 Кодексу законів про працю України

Що саме прописати в наказі

1. Преамбула (за потреби): посилання на вакантну посаду і виробничу необхідність розподілити її обов’язки між двома працівниками.
2. Розпорядча частина для кожного працівника окремим пунктом, наприклад:

3. Підстава:
   • заява працівника про згоду на суміщення або
   • службова записка керівника підрозділу + письмова згода працівника на зміну істотних умов праці (якщо ініціатива від роботодавця).

Посадові інструкції та істотні умови праці. Оскільки обов’язків фактично стає більше, це зміна істотних умов праці. У період воєнного стану працівника можна попередити про такі зміни не пізніше ніж до їх запровадження, за умови отримання його згоди. Надалі варто або внести зміни до посадових інструкцій двох працівників, або окремим документом оформити розподіл обов’язків, на який посилається наказ.

Алгоритм дій

1. Перевірити колективний договір / положення про оплату праці щодо доплат за суміщення і бази їх розрахунку.
2. Узгодити з обома працівниками нові умови, отримати їх письмову згоду на суміщення і розмір доплати.
3. За потреби підготувати зміни до посадових інструкцій або окремий розподіл функцій між двома працівниками.
4. Підготувати та видати наказ керівника про встановлення суміщення посад з доплатою кожному працівнику.
5. Ознайомити працівників з наказом під підпис і передати інформацію до бухгалтерії для нарахування доплат.