Зміни назви посади: заповнення граф та збереження документів

До внесення змін до Порядку № 1487 постановою КМУ від 30.07.2025 № 916 у графах 17 і 18 Списків відображалися всі зміни, що відбувалися протягом року. При цьому станом на 1 січня наступного року у нових Списках залишалася лише актуальна інформація: зазначалася чинна назва посади, дата і номер наказу, а також дата і номер повідомлення (додаток 4), надісланого до відповідного ТЦК та СП.

Починаючи з 31.07.2025, Порядок № 1487 прямо визначає порядок заповнення цих граф.

У графі 17 «Посада, реквізити акта про призначення на посаду / звільнення з посади» зазначаються найменування посади, дата і номер наказу (розпорядчого документа) про призначення на посаду або звільнення з посади. Якщо працівника переведено чи переміщено на іншу посаду, до Списків вносяться зміни: інформація про попередню посаду видаляється, а натомість зазначаються нова посада та реквізити наказу про переведення (переміщення).

У графі 18 «Реквізити повідомлення про призначення на посаду / звільнення з посади» зазначаються дата і номер повідомлення, направленого до відповідного ТЦК та СП (органу СБУ, відповідного підрозділу розвідувального органу) про призначення на посаду або звільнення з посади.

Отже, у Вашій ситуації після кожної зміни назви посади до граф 17 і 18 мали вноситися актуальні відомості, замінюючи попередні.

Інформацію про первинне призначення у 2023 році та реквізити повідомлення, поданого тоді до ТЦК та СП, повторно зберігати у графах 17 і 18 не потрібно. Відомості про ці кадрові зміни залишаються у Списках відповідних років, а самі документи (наказ про призначення, накази про зміну назви посади, повідомлення до ТЦК та СП) повинні зберігатися у кадровій документації підприємства відповідно до вимог законодавства про діловодство та архівне зберігання документів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!