Коригування помилок в реєстрі застрахованих осіб: звіт і заповнення

Потрібно виправити персональні дані працівника через уточнення звітності з ЄСВ (Об’єднаний розрахунок, насамперед Додаток 1) та/або подання Анкети застрахованої особи до ПФУ, щоб Реєстр застрахованих осіб містив правильне прізвище й ПФУ зміг призначити пенсію.

Обґрунтування

Дані про прізвище, ім’я, по батькові, РНОКПП, паспорт тощо зберігаються в обліковій картці Реєстру застрахованих осіб і використовуються для обчислення та призначення страхових виплат, у тому числі пенсій. Такі відомості формуються на підставі звітності страхувальників, а також уточнень, які вносяться до Реєстру територіальними органами ПФУ. Про внесення змін до Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язко...

У разі виявлення некоректних персональних даних у Реєстрі (зокрема, прізвище, ім’я, по батькові, РНОКПП, дата народження, місце проживання) застрахована особа може подати до територіального органу ПФУ Анкету застрахованої особи з підтвердними документами, на підставі якої ПФУ в 5‑денний строк вносить зміни до облікової картки. Такий механізм прямо передбачений для корекції особистих даних у Реєстрі. Про затвердження Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового...

З боку роботодавця коригування робиться у звітності, яка формує персоніфіковані відомості для Реєстру, тобто в Об’єднаному податковому розрахунку з ЄСВ (Додаток 1, за потреби Додаток 5), через подання звітного нового або уточнюючого розрахунку із застосуванням ознак «1» / «0» для заміни помилкового рядка правильним. Такий підхід прямо передбачений для виправлення несумових помилок (реквізитів застрахованої особи, які не стосуються сум ЄСВ). розділом V Порядку

Отже, для виправлення ситуації доцільно діяти паралельно: роботодавець подає виправлену звітність, а працівник – Анкету застрахованої особи до ПФУ з копією паспорта, щоб якнайшвидше виправити прізвище в Реєстрі й уникнути затримки з призначенням пенсії. Це забезпечить узгодженість відомостей звітності та картки у Реєстрі і зніме підстави для відмови у призначенні пенсії.

Алгоритм дій

1. Перевірити, де саме була допущена помилка.
   Перегляньте останні Об’єднані розрахунки:

   • Додаток 1 (ЄСВ) – чи правильно відображено прізвище;
   • Додаток 5 – якщо працівник там фігурує.

2. Виправити Об’єднаний розрахунок (якщо останній строк подання Місячного розрахунку вже минув).

   • Сформуйте уточнюючий Податковий розрахунок за той період, де вперше з’явилось неправильне прізвище.
   • У Додатку 1:
     • у першому рядку повністю дублюєте помилкові дані (включно з сумами) і в графі 25 ставите «1» (рядок на виключення);
     • у другому рядку вказуєте всі правильні дані з вірним прізвищем і в графі 25 ставите «0» (рядок на введення).
   • Аналогічно за потреби уточніть Додаток 5: один рядок на виключення (означка «1» у відповідній графі), другий – з правильним прізвищем (означка «0»). розділом V Порядку

3. Якщо строк подання поточного розрахунку ще не сплив – можна подати «звітний новий» замість уточнюючого.

   • Формуєте Податковий розрахунок зі статусом «звітний новий».
   • Додаєте лише той(ті) додаток(и) і лише по цьому працівнику, де була помилка, за тим же принципом «1» / «0» для заміни рядка. розділом V Порядку

4. Виправити повідомлення про прийняття на роботу (якщо в ньому теж помилкове прізвище).

   • Подайте повідомлення типу «скасовуюче» з помилковими даними.
   • Одночасно подайте повідомлення типу «початкове» з правильним прізвищем за тим самим періодом прийняття.

5. Організувати звернення працівника до ПФУ для прямого виправлення запису в Реєстрі.

   • Працівник подає Анкету застрахованої особи до територіального органу ПФУ (особисто, через представника або через вебпортал з КЕП).
   • До Анкети додаються копія паспорта та, за наявності, інші документи, що підтверджують правильне написання прізвища. ПФУ вносить зміни в облікову картку у п’ятиденний строк. Про затвердження Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового...

6. Після оновлення даних – подати до ПФУ пакети документів на пенсію повторно або ініціювати перегляд відмови.
   Додайте копію уточнюючої звітності й Анкети (якщо є) до пояснень для ПФУ.

Ризики / нюанси

1. Несвоєчасне виправлення може затримувати призначення пенсії, але після актуалізації даних у Реєстрі періоди стажу та заробіток за працівником не втрачаються. Дані про стаж і зарплату вже є в Реєстрі, важливо лише збіг персональних даних. Про внесення змін до Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язко...

2. Самостійне своєчасне коригування несумових помилок через уточнення додатків, як правило, не тягне фінансових санкцій, але якщо некоректні відомості виявлять при перевірці, органи можуть застосувати відповідальність за подання недостовірних відомостей. Тому краще подати уточнення до того, як буде проведено перевірку. розділом V Порядку

Після виконання цих кроків у Реєстрі застрахованих осіб буде правильне прізвище, і співробітник зможе повторно звернутися за призначенням пенсії.