Строки ознайомлення працівників з кадровими наказами: рекомендації

Строки ознайомлення з кадровими наказами прямо не встановлені, але працівника треба ознайомити до запровадження нових умов праці чи оплати, а сам підпис проставляється у день фактичного ознайомлення. Це випливає з норм про зміну істотних умов праці та правил діловодства.

Обґрунтування

Підвищення або зміна окладу є зміною істотних умов праці. Зміна систем та розмірів оплати праці належить до істотних умов праці і потребує попередження працівника, за загальним правилом — не пізніше ніж за два місяці, але на час воєнного стану допускається повідомлення не пізніше як до запровадження таких умов. Це означає, що ознайомити з наказом про новий оклад потрібно до дати, з якої він починає діяти. частини третьої ст. 32 Кодексу законів про працю від 15.03.2022 №2136-IX частиною третьою статті 32 статтею 103 КЗпП

Для інших кадрових наказів діє загальний підхід «до початку виконання». Закон прямо не встановлює єдиний строк для всіх наказів про переведення, доплати, зміну режиму тощо, але логіка така сама як при зміні істотних умов праці під час воєнного стану. Працівник має бути повідомлений і ознайомлений з документом до того, як він почне працювати в нових умовах або отримувати оплату за новими правилами. ч. 2 ст. 3 від 15.03.2022 № 2136-ІХ

Факт ознайомлення фіксується підписом у день, коли працівник реально ознайомився. Правила діловодства вимагають, щоб з розпорядчим документом з кадрових питань обов’язково ознайомлювали згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на окремому аркуші проставляють підпис із датою ознайомлення. Тобто «строк» підпису — це день фактичного ознайомлення, але організаційно роботодавець має забезпечити, щоб це сталося до запровадження змін. п. 11 гл. 10 розд. ІІ від 18.06.2015 № 1000/5)

Підсумок. Закон не визначає окремо «3 дні», «тиждень» тощо для ознайомлення з кожним кадровим наказом, але вимагає, щоб працівник був письмово ознайомлений до початку дії нових умов, а підпис і дата на наказі лише фіксують момент такого ознайомлення.