Необхідні папки з військового обліку на підприємстві та їх терміни зберігання

На підприємстві номенклатура справ має передбачати окремі справи з військового обліку, у кожній з яких зберігається визначений вид документів з установленим строком зберігання, переважно 3–7 років.

Обґрунтування

Склад і строки зберігання документів з військового обліку визначаються Порядком організації та ведення військового обліку та Переліком типових документів зі строками їх зберігання. Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів затверджено постановою КМУ від 30.12.2022 №1487, а Перелік типових документів — наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5 із змінами. Порядку від 30.12.2022 №1487 Переліком від 12.04.2012 №578/5

Базовий набір «військових» справ для номенклатури на 2026 рік можна структурувати так. Приклади заголовків і строків зберігання відповідають зразку розділу номенклатури справ та оновленим статтям Переліку для документів ВО. Переліку №578/5 Перелік №578/5 Змін від 14.03.2025 №748/5

Щодо справи зі Списками та Відомістю. Після змін Порядку №1487 усі 4 групи списків разом із копіями військово-облікових документів формують одну справу, при цьому Відомість оперативного обліку зберігають разом зі списками. п. 33 Порядку №1487 п. 37 Порядку №1487 п. 38 Порядку №1487

Строки зберігання Списків, Відомості та копій ВОД. Для списків персонального ВО за групами, Відомості оперативного обліку та копій ВОД осіб, виключених до досягнення граничного віку, Перелік №578/5 встановлює тимчасовий строк 3 роки. ст. 674 – 677 Переліку №578/5 ст. 678 Переліку №578/5 Переліком

Строк відліку для зберігання справ. Строки зберігання відлічують з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи, після чого справу можна знищити за актом, якщо вона не входить до Національного архівного фонду. Це правило діє і для «військових» справ. Правилами №1000/5

Підсумовуючи, підприємство має закласти в номенклатуру окремий розділ зі справами з військового обліку, де визначити заголовки справ, їх наповнення та строки зберігання згідно з Порядком №1487 та Переліком №578/5.