Фіксація результатів електронних звірок через Дію в журналі обліку

Частково так, результати електронних звірок через «Дію» теж потрібно фіксувати у Журналі, але робити це доведеться в тій самій паперовій формі за додатком 9, покладаючись на реквізити електронних повідомлень та КЕП, а не на паперовий витяг чи акт.

Обґрунтування

1. Журнал за додатком 9 є обов’язковим незалежно від способу звіряння Ведення Журналу обліку результатів перевірки стану військового обліку та звіряння облікових даних є обов’язком підприємств, установ та організацій відповідно до п. 34 Порядку №1487, форма Журналу затверджена додатком 9 до цього Порядку. Порядок не звільняє від ведення Журналу у разі електронного звіряння через «Дію».

2. До Журналу вносять усі результати «зовнішніх» звірянь Порядок передбачає фіксацію у Журналі результатів звіряння облікових даних з даними ТЦК та інших органів (так зване «зовнішнє» звіряння), а не лише паперових процедур, про що прямо сказано у п. 34 Порядку №1487 та випливає з форми за додатком 9. Тому електронна звірка через «Дію» є просто іншим каналом проведення тієї ж самої процедури і її результат також підлягає відображенню в Журналі.

3. Як саме фіксувати електронну звірку в Журналі Офіційного окремого порядку для «електронних» записів немає, тож діє загальний підхід додатка 9 з прив’язкою до електронних реквізитів:

• у графі 1 доцільно зазначати дату електронного направлення/подання звірки або дату отримання результату (за даними сервісу «Дія» чи повідомлення на email);
• у графі 2 — найменування відповідного ТЦК та СП, через який фактично здійснено звіряння (як адресат у процедурі за Порядком №1487);
• у графі 3 — формулювання на кшталт «Електронне звіряння через портал “Дія” від …, результати: звірено без зауважень / виявлено розбіжності…» із зазначенням ідентифікатора запиту чи електронного повідомлення (якщо є);
• у графі 4 — рішення керівника щодо усунення виявлених недоліків (за наявності);
• у графі 5 — відмітка про усунення недоліків і дату, коли інформацію виправлено в облікових документах або в Реєстрі «Оберіг». Такий спосіб фіксації відповідає логіці Журналу за додатком 9 до Порядку №1487.

4. Електронна форма результатів і юридична сила Результати звіряння, отримані в електронному вигляді через «Дію» і підписані КЕП, мають юридичну силу електронного документа відповідно до Закону № 851-15, а зберігати їх потрібно протягом строку, не меншого за строк зберігання паперових документів. Журнал у цьому випадку виконує роль реєстру/картотеки, який містить узагальнені відомості про проведену звірку, тоді як деталізований електронний результат зберігається в електронній системі.

Фіксація електронних звірок у Журналі за додатком 9 зараз здійснюється за загальними правилами Порядку №1487, із зазначенням реквізитів електронних запитів та відповідей замість паперового витягу.