Підготовка до перевірки ТЦК: документи для військового обліку

Ні, самого факту порушення з боку працівника замало, щоб ігнорувати загальні вимоги до підготовки до перевірки: вам потрібно одночасно врегулювати ситуацію з працівником‑порушником і мати повний стандартний пакет документів з військового обліку, який завжди перевіряє ТЦК.

Обґрунтування

1. Дії щодо працівника‑порушника і його паперового ВОД
Порушення полягає в тому, що без належного ВОД роботодавець не може належним чином вести персональний військовий облік, а також не виконає вимогу про перевірку та звіряння даних ВОД з Реєстром «Оберіг» на підставі е‑ВОД, яку запроваджено змінами до Порядку №1487.
Рекомендований мінімум дій:

• вручити працівнику під підпис письмову вимогу надати належний військово‑обліковий документ в електронній формі (з можливістю роздруківки) або оновити дані через «Резерв+» / «Дію» чи ТЦК в розумний строк;
• якщо вимогу не виконано, направити до ТЦК повідомлення у довільній формі про порушення працівником Правил військового обліку, що відповідає обов’язку роботодавця повідомляти про такі порушення за п. 34 Порядку №1487.

2. Обов’язкові документи військового обліку, які варто мати до позапланової перевірки
Позапланова перевірка проводиться за тими самими питаннями, що й планова, визначеними у додатку 31 до Порядку №1487, тому пакет документів типовий. Мінімум, який потрібно підготувати:

• Списки персонального військового обліку за формою додатка 5 до Порядку №1487, у т. ч.:
  • поточні списки в електронному вигляді;
  • роздруковані, підписані та зареєстровані списки станом на 1 січня поточного та попередніх років у межах 3‑річного строку зберігання.
• Відомість оперативного обліку за формою додатка 12 до Порядку №1487.
• Наказ про покладання обов’язків із ведення військового обліку + посадова інструкція з чітко прописаними функціями щодо ВО (для відповідальної особи і «дублера», якщо він визначений).
• Накази про визначення потреби в підвищенні кваліфікації відповідальної особи за ВО (щороку до 1 жовтня) і наявний сертифікат/свідоцтво про підвищення кваліфікації не рідше ніж раз на 5 років, як вимагає п. 12 Порядку №1487.
• Графік внутрішнього звіряння облікових даних списків з ВОД працівників та підтвердження звіряння з ТЦК (витяги зі списків з відміткою «Звірено», листування, опис вкладення тощо), що узгоджується з вимогами п. 45, 46 Порядку №1487.
• Журнал (аркуш) ознайомлення призовників, військовозобов’язаних, резервістів із Правилами військового обліку (додаток 2 до Порядку №1487) під час прийняття на роботу.
• Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку та звіряння (додаток 9 до Порядку №1487).
• Докази направлення до ТЦК повідомлень:
  • за додатком 1 (призначення/звільнення/увільнення керівника й відповідальної особи за ВО);
  • за додатком 4 (прийняття, звільнення, зміни облікових даних військовозобов’язаних).
• Копії (роздруківки) військово‑облікових документів усіх призовників, військовозобов’язаних і резервістів, у т. ч. паперовий ВОД працівника‑порушника, який у вас є.

3. Організаційні кроки безпосередньо перед перевіркою
З огляду на вимоги п. 82 Порядку №1487 і перелік питань додатка 31, варто:

1. Перевірити, щоб усі накази, журнали, списки та відомості були підписані, пронумеровані й зареєстровані в діловодстві.
2. Переконатися, що Правила військового обліку в актуальній редакції розміщені на видному місці, а докази ознайомлення працівників зберігаються.
3. Підготувати окрему папку «Перевірка ТЦК», в якій зібрати:
   • копію повідомлення про порушення працівником правил ВО;
   • всі перелічені вище документи;
   • коротку довідку для керівника і відповідального за ВО про те, де що лежить.

Ризики та нюанси:
За будь‑які порушення у веденні військового обліку, зокрема за неможливість вести персональний військовий облік окремого працівника чи неповідомлення ТЦК про порушення працівником Правил ВО, керівника чи відповідальну особу можуть притягнути до адмінвідповідальності за статтею 210-1 КУпАП з штрафом від 34 000 до 59 500 грн, тому фіксація ваших дій щодо порушника критично важлива.

Наявність повного пакета документів ВО плюс підтвердження того, що ви вжили заходів щодо працівника‑порушника, мінімізує ризики під час позапланової перевірки ТЦК.