Запит на додатки та перевірку військового обліку у Excel

На жаль, не можу надати готові Excel‑файли, але можу пояснити, які саме форми вам потрібні та як їх правильно заповнювати за чинними правилами.

Обґрунтування

1. Що це за форми і де взяти шаблони
Додаток 5 – це Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які ведуть за групами (офіцери, рядовий/сержантський/старшинський склад, жінки, призовники). Форма затверджена Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженим постановою КМУ від 30.12.2022 №1487.
Додаток 12 – це Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (узагальнює чисельність за даними Списків), її форму також встановлено Порядком №1487. Журнал перевірки і звіряння – це Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, звіряння їх облікових даних з даними ТЦК (форма в додатку 9 до Порядку №1487). Ексель‑шаблони таких форм зараз готують профільні видання, їх можна завантажити на їхніх сайтах, але офіційною є саме форма з додатків до Порядку №1487.

2. Як заповнювати додаток 5 (Списки)
Списки ведуться окремо за групами, а в електронному вигляді можна мати одну загальну таблицю з подальшою фільтрацією, але друкувати й реєструвати потрібно окремі Списки по кожній наявній групі працівників. Порядок №1487 зобов’язує:

• щороку станом на 01.01 сформувати Списки, до 25.01 підписати керівником і відповідальним за ВО та зареєструвати в діловодстві (п. 40 Порядку);
• уносити до Списків зміни щодо прийняття, звільнення, переведення, зміни облікових даних і бронювання протягом 5 днів після того, як про них стало відомо (аналогія з обов’язком щодо повідомлень за п. 34 Порядку №1487).

Ключові моменти заповнення:

• дані беруться з чинного військово‑облікового документа (тепер перш за все е‑ВОД/«Резерв ID»);
• у графі про бронювання (14) зазначають строк броні, у графі про відстрочку (13) – строк відстрочки;
• мобілізованих до кінця року залишають у Списках, а на 01.01 наступного року вилучають за аналогією зі звільненими і виключеними з обліку;
• працівників, виключених з військового обліку за віком, у Списку ведуть до кінця року з відміткою, але до активної чисельності у Відомості (додаток 12) не включають.

3. Як заповнювати додаток 12 (Відомість оперативного обліку)
Відомість заповнюють виключно на підставі Списків і вона відображає актуальну чисельність на певну дату. Відповідно до абз. 2 п. 33 Порядку інформація про чисельність призовників, військовозобов’язаних та резервістів вноситься до Відомості (додаток 12), яка зберігається разом зі Списками. Основні правила:

• у графі «Усього» за кожною категорією ставлять фактичну кількість осіб, які на цю дату працюють/навчаються і щодо яких ведеться військовий облік;
• нижче в рядках «1.1, 1.2, 1.3» розшифровують цю кількість за групами Списків;
• у графах «Мають мобілізаційні розпорядження», «Заброньовані», «Військовозобов’язані, які не заброньовані та не мають мобілізаційних розпоряджень» – ставлять кількість по кожній групі; жінок і призовників у заброньованих та з моброзпорядженнями не відображають;
• у графах «З 1 січня 20__ р. прийнято…» і «…звільнено…» показують кількість прийнятих і звільнених протягом поточного року;
• якщо певної категорії немає, ставлять прочерк.

4. Як заповнювати Журнал обліку результатів перевірки та звіряння (додаток 9)
Обов’язок вести і зберігати Журнал встановлений п. 34 Порядку №1487, форма – в додатку 9. У Журналі фіксують:

• перевірки ТЦК на підприємстві (на підставі акта за п. 79 Порядку №1487);
• «внутрішні» перевірки стану військового обліку на підконтрольних підприємствах (за п. 72 Порядку №1487);
• результати звіряння з ТЦК (за п. 46 Порядку №1487).

Заповнення граф:

• графа 1 – дата перевірки/звіряння (з акта або витягу зі Списків);
• графа 2 – посада, ініціали та прізвище особи, яка проводила перевірку/звіряння;
• графа 3 – коротко вид заходу, документ за результатами, наявність/сутність зауважень;
• графа 4 – рішення керівника (реквізити наказу про усунення недоліків), якщо зауваження є, або прочерк, якщо їх немає;
• графа 5 – відмітка про усунення недоліків і лист до ТЦК про їх усунення, якщо надсилався, із зазначенням дати; у разі звіряння без зауважень – прочерк.

5. Строки і реєстрація документів
Списки і Відомість:

• щороку станом на 01.01 формуються, до 25.01 підписуються і реєструються в діловодстві, на кожному документі проставляють дату та реєстраційний номер за журналом реєстрації (у правому верхньому куті першої сторінки), як це випливає з п. 40 Порядку №1487.

Журнал за додатком 9:

• ведуть постійно, записи вносять одразу після кожної перевірки/звіряння;
• строк зберігання – 7 років після закінчення ведення для органів місцевого самоврядування (п. 24 Порядку №1487), а для підприємств – 7 років за статтею 673 Переліку типових документів.

Рекомендація:
Щоб отримати саме Excel‑формати, доцільно:

• завантажити офіційні форми додатків 5, 9 і 12 з Порядку №1487 у форматі PDF/Word і самостійно відтворити структуру в Excel;
• або скористатися готовими шаблонами на професійних ресурсах (Kadroland, 7eminar тощо), які вже відповідають формам Порядку №1487.

Якщо надішлете фрагмент вашої Excel‑таблиці (структуру колонок), можу точково перевірити коректність заповнення по кожній графі.