Алгоритм дій кадрової служби при отриманні повістки для працівника

Не зовсім: повістка сама по собі не завжди вимагає наказу про оповіщення, але завжди є підставою для увільнення і оформлення вручення чи відмови від неї. Дії кадрової служби залежать від того, чи надійшло саме розпорядження ТЦК з вимогою оповіщення, але в будь-якому разі потрібно зафіксувати оповіщення працівника, вручення/відмову від повістки, видати наказ про увільнення на час виклику й зберегти за працівником місце роботи, посаду та середній заробіток.

Обґрунтування

1. Коли видавати наказ про оповіщення і що з ним робити
Якщо до установи надійшло розпорядження ТЦК про виклик працівника, керівник зобов’язаний видати наказ (розпорядження) про оповіщення, довести його до відома працівника під підпис, а копію наказу та підтвердні документи про оповіщення надіслати до ТЦК у триденний строк відповідно до п. 47 Порядку №1487. Працівників, що у відпустці, на лікарняному, працюють дистанційно чи за надомною формою, оповіщають шляхом надсилання копії наказу рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення на відому роботодавцю адресу реєстрації/фактичного проживання. Якщо повістку працівнику вручили напряму (без розпорядження ТЦК на установу), доцільно видати лише наказ про увільнення, а не наказ про оповіщення.

2. Як правильно оформити вручення повістки та дії при відмові
Роботодавець зобов’язаний вручити працівнику повістку про явку до ТЦК, органу СБУ чи розвідувального органу, якщо вона надійшла разом із розпорядженням, що прямо випливає з вимоги про забезпечення оповіщення у п. 47 Порядку №1487. Факт вручення фіксують підписом працівника у корінці повістки або на окремому аркуші із зазначенням дати. У разі відмови від отримання чи підпису складається акт відмови за формою додатка 2 до Порядку проведення призову, затвердженого постановою КМУ від 16.05.2024 № 560, де зазначаються дані працівника, зміст повістки, дата й підписи свідків; копію акта разом із копією наказу про оповіщення надсилають до ТЦК у встановений триденний строк.

3. Наказ про увільнення від роботи, строк та оплата часу виклику
Громадяни, які виконують обов’язки, пов’язані з військовим обліком, призовом, прийняттям на військову службу чи направленням на медичний огляд, звільняються від роботи на час, необхідний для виконання цих обов’язків, зі збереженням місця роботи, посади та середньої заробітної плати згідно зі ст. 21 Закону № 2232-XII. Стаття 119 КЗпП гарантує збереження місця роботи й середнього заробітку на час виконання державних обов’язків, до яких належить явка до ТЦК. На підставі повістки роботодавець видає наказ про увільнення від роботи на день (або період), зазначений у повістці, зі збереженням середнього заробітку за увесь час, необхідний для виконання обов’язку, що на практиці означає доцільність увільнення на весь робочий день з відміткою в табелі «ІН» за відповідну кількість годин. Якщо підтвердні документи з ТЦК подано після повернення, наказ можна видати поточною датою й скоригувати табель.

4. Дії кадровика при відмові працівника від явки та інші повідомлення ТЦК
Якщо працівник відмовляється від отримання/підписання повістки або не з’являється за викликом, кадрова служба після складання акта відмови повинна письмово повідомити ТЦК про порушення правил військового обліку, посилаючись у листі на обов’язок інформування за Порядком №1487. При звільненні такого працівника протягом 7 днів з дати наказу про звільнення подається повідомлення за формою додатка 4 до Порядку №1487 до ТЦК за місцем військового обліку працівника. Невиконання вимог Порядку №1487 і розпоряджень ТЦК може кваліфікуватися як порушення правил військового обліку й тягнути адміністративну відповідальність за ст. 210-1 КУпАП.

Рекомендація:
Доцільно затвердити внутрішню інструкцію (порядок дій) з оповіщення та увільнення працівників за викликами ТЦК із посиланнями на Порядок №1487, Закон № 2232-XII та КЗпП, і завчасно ознайомити з нею відповідальних осіб.

Установі важливо щоразу документально фіксувати всі кроки щодо повістки й розпорядження ТЦК, щоб мати підтвердження належного виконання обов’язків.