Необхідність наказу про скорочення терміну відрядження та повернення коштів

Скоротити строк відрядження можна наказом керівника на підставі доповідної (службової) записки працівника або його безпосереднього керівника із зазначенням причин дострокового повернення, а невикористаний аванс працівник має повернути, а також відзвітувати підтвердними документами, щоб уникнути оподаткування як надміру витрачених коштів.

Обґрунтування

1. Підстава для скорочення строку відрядження Скорочення терміну відрядження оформлюють аналогічно його продовженню: наказом керівника на підставі пояснень про зміну обставин. Достатні підстави можуть бути різні, зокрема:

   • дострокове виконання службового завдання;
   • скасування або перенесення заходу (переговорів, виставки, навчання);
   • відсутність контрагента, відмова в прийомі;
   • форс-мажорні обставини в країні відрядження чи особисті обставини працівника (за погодженням з роботодавцем).

2. Рекомендований пакет документів Для належного оформлення доцільно мати:

   • доповідну (службову) записку працівника або керівника підрозділу з описом причин і дат фактичного повернення;
   • за потреби — листи / повідомлення від контрагента (про скасування зустрічі, заходу тощо);
   • наказ керівника про скорочення строку відрядження й визнання нових дат відрядження.
     За аналогією із продовженням строку відрядження, коли причини подовження фіксують у доповідній записці та окремому наказі, роботодавець може застосувати таку ж схему для дострокового повернення.

3. Повернення авансу та оподаткування надміру витрачених коштів Усі видані на відрядження кошти, які не підтверджені документами або не повернуті у встановлені строки, вважаються надміру витраченими й стають оподатковуваним доходом працівника. Відповідно до підп. 164.2.11 та п. 164.5 ПКУ сума таких коштів оподатковується ПДФО із застосуванням коефіцієнта 1,219512, а військовий збір утримується без коефіцієнта. Щоб уникнути цього, працівник має:

   1. у строк, визначений п. 170.9 ПКУ, подати авансовий звіт із підтвердними документами;
   2. повернути невикористаний залишок авансу до каси або на рахунок підприємства.

4. Як прописати в наказі і що вимагати від працівника У наказі доцільно зазначити:

   • нові дати відрядження (фактичний день повернення останнім днем);
   • підставу: «доповідна записка від … № …» або «службова записка …»;
   • вказівку працівнику подати авансовий звіт до визначеної дати і повернути невикористані кошти;
   • доручення бухгалтерії провести остаточні розрахунки за відрядженням.
     Це відповідає підходу, за яким суми надміру витрачених і невчасно повернених коштів розглядаються як оподатковуваний дохід працівника згідно з підп. 164.2.11 ПКУ.

Рекомендація:
Підготуйте внутрішні шаблони: 1) доповідна записка про дострокове повернення з описом причин і дат, 2) наказ про скорочення строку відрядження з фіксацією нових строків, обов’язку працівника відзвітувати та повернути залишок коштів, обов’язку бухгалтерії здійснити остаточні розрахунки й, за потреби, оподаткування надміру витрачених сум.

Чітке документування причин дострокового повернення та своєчасне звітування з поверненням залишку авансу мінімізують ризики оподаткування й претензій податкових органів.