Як правильно оформити доплату бухгалтерам за додаткові обов'язки

Ні, у вашій ситуації це не сумісництво, а виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника або суміщення, яке оформлюють наказом з доплатою кожному з бухгалтерів за їх згодою.

Обґрунтування

1. Який варіант оформлення обрати
Якщо посада економіста у штатному розписі зайнята працівником, який тимчасово відсутній із збереженням місця роботи, це виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника з доплатою за ст. 105 КЗпП. Якщо економіст звільнився і посада стала вакантною, заміна його роботи без відриву від основної роботи інших працівників оформлюється як суміщення посади економіста двома бухгалтерами з доплатою, а не як виконання обов’язків відсутнього працівника.

2. Доплата за виконання додаткової роботи
Згідно зі ст. 105 КЗпП, працівникам, які поряд зі своєю основною роботою виконують додаткову роботу за іншою посадою, провадять доплату за суміщення посад або за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.
Основні моменти:

• доплата є обов’язковою, безоплатно покладати додаткову роботу не можна;
• розмір і порядок доплати визначають у колективному договорі або іншому локальному акті з оплати праці;
• закон не встановлює мінімуму чи максимуму для небюджетних роботодавців, можна гнучко визначити відсоток чи фіксовану суму.

3. Можливість розподілу обов’язків між двома працівниками
Обов’язки одного працівника (економіста) можна розподілити між двома бухгалтерами. Для кожного працівника слід:

• визначити, яку саме частину функцій економіста він виконує;
• встановити власний розмір доплати, пропорційний обсягу додаткових обов’язків;
• закріпити це в наказі.
  Обмежень щодо кількості осіб, між якими розподіляють додаткову роботу, закон не встановлює.

4. Необхідні документи і формулювання
Оформлення для кожного бухгалтера має виглядати так:

1. Письмова згода працівника. Це може бути:

• заява працівника з проханням/згодою виконувати частину обов’язків економіста; або
• віза «Згоден» на службовій записці керівника.

2. Наказ керівника про покладання додаткових обов’язків. У наказі потрібно вказати:

• ПІБ працівника, його основну посаду;
• що на нього покладають виконання частини обов’язків за посадою економіста в порядку суміщення (якщо посада вакантна) або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника (якщо місце зберігається);
• перелік додаткових функцій (можна посиланням на посадову інструкцію економіста або конкретний перелік задач);
• строк: «на період вакантності посади економіста до заміщення її працівником» або конкретні дати;
• розмір доплати (відсоток чи сума, за місяць або пропорційно відпрацьованому часу);
• підстави: заява працівника, службова записка керівника підрозділу.

3. Ознайомлення працівника з наказом під підпис.
   Додаткових записів до трудової книжки, окремого трудового договору чи повідомлення до ДПС при суміщенні/виконанні обов’язків не роблять.

Рекомендація:
Сформуйте короткі заяви від обох бухгалтерів про згоду виконувати частину функцій економіста та підготуйте один наказ, у якому окремими пунктами опишіть додаткові обов’язки і розмір доплати для кожного з них.

Коректне документальне оформлення з письмовою згодою і наказом із зазначенням розміру доплати захистить роботодавця від претензій щодо неоплаченої додаткової роботи.